Algemene privacyverklaring voor zakenpartners

Novartis Pharma NV, , Medialaan 40, 1800 Vilvoorde, verwerkt informatie van haar zakenpartners (in dit kader Health Care Professionals) die "persoonsgegevens" vormen en beschouwt de bescherming van persoonsgegevens en privacy als een zeer belangrijke aangelegenheid.

Novartis Pharma NV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, en beslist waarom en hoe deze worden verwerkt, en treedt daarbij op als "verwerkingsverantwoordelijke". Het kan deze verantwoordelijkheid alleen of samen met andere partners binnen de Novartis-groep uitoefenen, optredend als "co-controller(s)". In deze Privacyverklaring verwijst "wij" of "ons" naar Novartis Pharma NV.

Informatie die Novartis over u kan hebben, kan rechtstreeks door u worden verstrekt, via onze zakelijke partners (d.w.z. de rechtspersoon voor wie u werkt), via derden (bijv. externe leveranciers of medische instanties) of worden verkregen via vertrouwde publiek beschikbare bronnen (zoals PubMed, Clinical Trials.gov, congreswebsites of universitaire websites).

We kunnen verschillende soorten persoonsgegevens over u verzamelen, met name:

uw identificatiegegevens en algemene informatie (bijv. naam, voornaam, achternaam, geslacht, e-mail- en/of postadres, vast en/of mobiel telefoonnummer);
Gegevens met betrekking tot uw functie (bijv. titel, functie, bedrijfsnaam, evenals, voor professionals in de gezondheidszorg, uw eerste specialiteit, tweede specialiteit, jaar van afstuderen, publicaties, congresactiviteiten, prijzen, biografie, onderwijs, links naar universiteiten, expertise en deelname aan / bijdrage aan klinische onderzoeken, richtlijnen, en organisaties);
betalingsinformatie (bijv. bankrekeninggegevens, btw- of ander fiscaal identificatienummer);
Novartis unieke business partner ID en profiel;
uw elektronische identificatiegegevens waar nodig voor het leveren van producten of diensten aan ons bedrijf (bijv. login, toegangsrecht, wachtwoorden, badgenummer, IP-adres, online id's/cookies, logboeken, toegangs- en verbindingstijden, beeldopname of geluid zoals badgefoto's, beeld of geluidsopnames);
informatie over uw gebruik, reacties en/of voorkeuren, in relatie met soorten besproken berichten, communicatiekanalen en frequentie;
gegevens die betrekking hebben op onze producten en diensten; en
informatie over de wetenschappelijke en medische activiteiten/interacties die u met ons hebt, inclusief mogelijke toekomstige interacties.

Als u van plan bent om ons persoonlijke gegevens over andere personen (bijv. uw collega's) te verstrekken, moet u een kopie van deze Privacyverklaring aan de relevante personen verstrekken, rechtstreeks of via hun werkgever.

Wettelijke basis voor de verwerking

Wij zullen geen persoonsgegevens verwerken die Novartis over u kan hebben indien we daarvoor geen wettelijke basis hebben. Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als:

wij uw voorafgaande toestemming hebben verkregen;
de verwerking noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen met u na te komen of om op uw verzoek precontractuele stappen te ondernemen;
de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke of reglementaire verplichtingen; of
de verwerking noodzakelijk is voor onze legitieme belangen en uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet onnodig aantast

Hou er rekening mee dat we bij het verwerken van uw persoonsgegevens op deze laatste basis altijd proberen een evenwicht te bewaren tussen onze legitieme belangen en uw privacy.

Voorbeelden van dergelijke 'legitieme belangen' zijn gegevensverwerkingsactiviteiten die worden uitgevoerd bij:

het ontwikkelen van een nouwe professionele relatie met collegas in de gezondheidszorg;
het verstrekken van kennis aan collegas in de gezondheidszorg over Novartis-geneesmiddelen en wetenschappelijke ontwikkelingen;
bevordering van innovatie op farmaceutisch gebied;
om de personele en financiële middelen van Novartis te beheren en de interacties met collegas in de gezondheidszorg te optimaliseren;
om ervoor te zorgen dat het juiste geneesmiddel volgens de technische en professionele mening van een betrouwbare HCP de patiënt bereikt;
om kosteneffectieve diensten te optimaliseren (bijvoorbeeld kiezen om bepaalde platformen te gebruiken die door leveranciers worden aangeboden om gegevens te verwerken);
om onze producten en diensten aan onze klanten aan te bieden;
om fraude of criminele activiteiten, misbruik van onze producten of diensten en de beveiliging van onze IT-systemen, architectuur en netwerken te vrijwaren;
om een deel van ons bedrijf of zijn activa te verkopen of om de overname van alle of een deel van ons bedrijf of onze activa door een derde partij mogelijk te maken; en
om te voldoen aan onze bedrijfs- en sociale verantwoordelijkheidsdoelen.

U kunt meer informatie verkrijgen over bovenstaande specifieke belangen door contact op te nemen met Novartis;

Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens steeds voor een specifiek doel en verwerken alleen de persoonsgegevens, die relevant zijn om dat doel te bereiken. In het bijzonder het verwerken van de persoonsgegevens die we over u kunnen hebben voor volgende doeleinden:

onze relatie met u te beheren (bijv. via onze databases);
taken uit te voeren ter voorbereiding van of ter uitvoering van bestaande contracten;
Zorg voor bewijs van transacties en zorg voor de publicaties die vereist zijn door onze transparantieverplichtingen;
u te voorzien van passende, adequate en bijgewerkte informatie over ziekten, geneesmiddelen en onze producten en diensten;
de kwaliteit van onze interacties en diensten te verbeteren door ons aanbod aan te passen aan uw specifieke behoeften;
uw verzoeken te beantwoorden en u efficiënt te ondersteunen; u enquêtes te sturen (bijvoorbeeld om ons te helpen uw toekomstige interacties met ons te verbeteren);
u berichten te sturen met betrekking tot producten, therapeutische gebieden of diensten die wij promoten;
communicatie en interacties met u te verwerken, te plannen en uit te voeren (bijvoorbeeld door de werking van een database die gegevens bijhoudt van interacties met collegas in de;
onze activiteiten te volgen (bijv. het meten van interacties of verkopen, aantal afspraken/oproepen);
u uit te nodigen voor door ons gesponsorde evenementen of promotionele bijeenkomsten (bijv. medische evenementen, sprekersevenementen, conferenties);
u toegang te verlenen tot onze trainingsmodules waarmee u ons bepaalde diensten kunt verlenen;
onze IT-middelen te beheren, inclusief infrastructuur en bedrijfscontinuïteit;
de economische belangen van het bedrijf te beschermen en te zorgen voor naleving en rapportage (zoals het naleven van ons beleid en lokale wettelijke vereisten, belastingsverplichtingen, het beheren van vermeende gevallen van wangedrag of fraude; het uitvoeren van audits en het verdedigen van rechtszaken);
fusies en overnames te beheren waarbij ons bedrijf betrokken is;
archivering;
facturatie en incasso; en
en alle andere doelen zoals opgelegd door de wet en autoriteiten.

In de loop van onze activiteiten en voor dezelfde doeleinden als die vermeld in deze Privacyverklaring, kunnen uw persoonlijke gegevens worden geopend door of overgedragen aan de volgende categorieën ontvangers, op een need-to-know-basis om dergelijke doeleinden te bereiken:

onze medewerkers (inclusief personeel, afdelingen of andere bedrijven van de Novartis-groep);
onze onafhankelijke agenten of makelaars (indien van toepassing);
onze leveranciers en dienstverleners;
onze IT-providers, cloudserviceproviders, databaseproviders en consultants;
onze partners die producten of diensten aanbieden samen met ons of met onze dochterondernemingen of gelieerde ondernemingen;
elke derde partij aan wie wij een van onze rechten of verplichtingen toewijzen of overdragen.

De bovengenoemde derden zijn contractueel verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden ingezien door of overgedragen worden aan een nationale en/of internationale regelgevende, handhavings-, openbare instantie of rechtbank, indien we daartoe verplicht zijn door toepasselijke wet- of regelgeving of op hun verzoek.

De persoonsgegevens die wij van u verzamelen, kunnen ook worden verwerkt, geopend of opgeslagen in een land buiten het land waar Novartis Pharma NV is gevestigd, dat mogelijk niet hetzelfde niveau van bescherming van persoonsgegevens biedt.

Als we uw persoonsgegevens overdragen aan externe bedrijven in andere rechtsgebieden, zullen we ervoor zorgen dat we uw persoonsgegevens beschermen door (i) het beschermingsniveau toe te passen dat vereist is volgens de gegevensbeschermings-/privacywetten die van toepassing zijn op Novartis Pharma NV, (ii) te handelen in overeenstemming met ons beleid en onze normen en (iii) voor Novartis Pharma NV gevestigd in de Europese Economische Ruimte (d.w.z. de EU-lidstaten plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen, de "EER"), tenzij anders aangegeven, dragen uw persoonsgegevens alleen over op basis van standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door respectievelijk de Europese Commissie of de Zwitserse federale commissaris voor gegevensbescherming en informatie.

Voor de overdracht van persoonsgegevens binnen de groep aan onze groepsmaatschappijen heeft de Novartis Group bindende bedrijfsregels aangenomen, een systeem van principes, regels en hulpmiddelen, dat wordt aanbevolen door de Europese wetgeving, in een poging om effectieve niveaus van gegevensbescherming te waarborgen met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens buiten de EER en Zwitserland. Lees hier meer over de Bindende Bedrijfsregels van Novartis: https://www.novartis.com/privacy

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Bij deze maatregelen wordt rekening gehouden met:

de stand van de techniek;
de kosten van de uitvoering ervan;
de aard van de gegevens; en
het risico van de verwerking.

Het doel hiervan is om de gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging of wijziging, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, en tegen andere onwettige vormen van verwerking.

Daarnaast zorgen wij voor:

verzamelen en verwerken van persoonsgegevesn die adequaat, relevant en niet buitensporig zijn, om de hierboven vermelde doeleinden te bereiken; en
U kan steeds vragen om de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren te bevestigen. U wordt ook uitgenodigd om ons spontaan op de hoogte te stellen wanneer er een wijziging is in uw persoonlijke omstandigheden, zodat we ervoor kunnen zorgen dat uw persoonlijke gegevens up-to-date worden gehouden.

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld, of om te voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten.

U kunt de volgende rechten uitoefenen onder de voorwaarden en binnen de grenzen die in de wet zijn vastgelegd:

het recht op toegang tot uw persoonsgegevens zoals door ons verwerkt en, als u van mening bent dat informatie met betrekking tot u onjuist, verouderd of onvolledig is, om correctie of bijwerking ervan te verzoeken;
het recht om te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens of de beperking ervan tot specifieke categorieën van verwerking;
het recht om geheel of gedeeltelijk bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
het recht om bezwaar te maken tegen een communicatiekanaal dat wordt gebruikt voor direct marketingdoeleinden; en
het recht om de overdraagbaarheid ervan te vragen, d.w.z. dat de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt aan u worden geretourneerd of overgedragen aan de persoon van uw keuze, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat zonder belemmering van ons en onderworpen aan uw vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Indien u een vraag heeft or uw hierboeven beschreven rechten wenst uit te oefenen, kunt u een e-mail turen naar het adres privacy.belgium@novartis.com of een brief sturen naar Novartis Pharma NV, Medialaan 40, 1800 Vilvoorde or uw aanvraag via deze link indienen.

In ieder geval hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten (https://www.privacycommission.be/).

U wordt op de hoogte gebracht van toekomstige wijzigingen of aanvullingen op de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze informatieverklaring via onze gebruikelijke communicatiekanalen (bijvoorbeeld per e-mail of via onze websites).