Algemene informatie over de bescherming van persoonsgegevens - Institutionele betrekkingen

We kunnen verschillende categorieën persoonsgegevens over u verzamelen, waaronder:

• Uw identificatiegegevens en algemene informatie (bijv. naam, voornaam, geslacht, e-mailadres en/of postadres, vast en/of mobiel telefoonnummer);
• Gegevens met betrekking tot uw functie en professionele activiteiten (bijv. functies en titel van uw functie, naam van het bedrijf/de organisatie, publicaties, activiteiten op congressen, activiteiten in de media en op sociale netwerken, prijzen, biografie, opleiding, link met universiteiten, expertise en bijdrage, en organisaties);
• Uw elektronische identificatiegegevens die nodig zijn in verband met onze interacties (bijv. login, recht op toegang, wachtwoorden, badgenummer, IP-adres, online id's/cookies, logbestanden, datum en tijd van toegang en verbinding, opname van afbeeldingen of geluiden zoals badgefoto's, videobewaking of geluidsopnamen);
• Informatie over uw reacties en/of voorkeuren, inclusief het type berichten dat wordt besproken, communicatiekanalen en frequentie;
• Gegevens die u ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u formulieren invult of op evenementen die u bijwoont, of wanneer u vragen beantwoordt tijdens een gesprek of enquête;
• Gegevens met betrekking tot onze producten en diensten;
• Informatie over de activiteiten/interacties die u met ons hebt, inclusief mogelijke toekomstige interacties.

Deze informatie wordt rechtstreeks door u verstrekt, door onze partners (dit kunnen de rechtspersonen zijn waarvoor u werkt) of door derden (bijv. adviesbureaus of autoriteiten), of verkregen via betrouwbare bronnen die toegankelijk zijn voor het publiek (zoals overheidswebsites, sociale netwerken, congres- of universiteitswebsites).

Als u van plan bent om ons persoonsgegevens te verstrekken met betrekking tot andere personen (bijv. uw collega's), moet u de betrokken personen rechtstreeks of via hun werkgever een kopie van deze kennisgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens verstrekken.

Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens altijd voor specifieke doeleinden en wij verwerken alleen persoonsgegevens die relevant zijn om dat doel te bereiken. In het bijzonder verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Onze relatie met u voor te bereiden en te beheren (bijvoorbeeld via onze databases);
• U te voorzien van passende, adequate en up-to-date informatie met betrekking tot pathologieën, producten en onze producten en diensten;
• Zorg voor bewijs van transacties en zorg voor de publicaties die vereist zijn door onze transparantieverplichtingen;
• De kwaliteit van onze interacties te verbeteren, te reageren op uw verzoeken en u effectieve hulp te bieden;
• U algemene communicatie en informatie te sturen, u communicatie te sturen met betrekking tot producten, therapeutische domeinen of diensten die we promoten, evenals enquêtes (bijvoorbeeld om ons te helpen onze toekomstige communicatie met u te verbeteren);
• Het beheren, plannen en implementeren van communicatie en interacties met u, het vertegenwoordigen van uw relaties met andere gesprekspartners die belangrijk voor ons zijn;
• U uitnodigen voor evenementen of promotionele bijeenkomsten die wij organiseren of ondersteunen (bijv. wetenschappelijke evenementen, sprekersevenementen, conferenties);
• Maatregelen implementeren om bestaande contracten voor te bereiden of uit te voeren;
• Onze IT-middelen beheren, inclusief infrastructuurbeheer en bedrijfscontinuïteit;
• De economische belangen van ons bedrijf te beschermen, de naleving van onze activiteiten te waarborgen en in het bijzonder: te zorgen voor naleving van ons interne beleid en lokale wettelijke vereisten, naleving van onze belastingsverplichtingen; zorgen voor traceerbaarheid en follow-up van geneesmiddelenbewakings-rapporten; zorgen voor de melding van misbruik, het beheer van vermeende gevallen van misbruik of frauduleuze handelingen, auditactiviteiten uit te voeren en zich te verdedigen in rechtszaken);
• Het beheren van fusies en overnames waarbij ons bedrijf betrokken is;
• Bewaring van archieven en opnames;
• Facturatie en incasso;
• En mogelijk andere doelen zoals opgelegd door de wet en autoriteiten.

Rechtsgronden voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als een dergelijke verwerking gerechtvaardigd is en voldoet aan de geldende wettelijke bepalingen. Daarom zullen wij uw persoonsgegevens alleen verwerken als:

• U uw persoonsgegevens zelf hebt openbaar gemaakt;
• De verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke of reglementaire of contractuele verplichtingen;
• Of de verwerking is noodzakelijk voor de doeleinden van de legitieme belangen die we nastreven en tast uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet onnodig aan.

Houd er rekening mee dat wanneer we uw persoonlijke gegevens op deze laatste basis verwerken, we altijd proberen een evenwicht te bewaren tussen onze legitieme belangen en uw privacy.

Voorbeelden van "legitieme belangen" waarvoor gegevensverwerking wordt uitgevoerd:

• Identificeer belangrijke gesprekspartners, ontwikkel een beter begrip van hun activiteiten en maak contact met hen;
• Ontwikkel een nouwe en vertrouwelijke professionele met externe gesprekspartners;
• Novartis-innovaties in de farmaceutische sector te promoten en markten te begrijpen;
• De HR en financiële middelen van Novartis te beheren en de interacties met onze gesprekspartners te optimaliseren;
• Ervoor zorgen dat de juiste behandeling aan patiënten wordt verstrekt door middel van betere technische en professionele informatie met onze externe gesprekspartners;
• Fraude of criminele activiteiten, misbruik van onze producten of diensten te voorkomen en de veiligheid van onze IT-systemen, architecturen en netwerken te waarborgen;
• Een deel van ons bedrijf of onze activa te verkopen of de overname van alle of een deel van ons bedrijf of onze activa door een derde partij toe te staan;
• En voldoen aan onze maatschappelijke en organisatorische verantwoordelijkheidsdoelen.

Als u meer informatie wilt over onze specifieke interesses, neem dan contact met ons op zoals hieronder uiteengezet.

We zullen geen persoonlijke gegevens over u verkopen, delen of overdragen aan derden anders dan zoals uiteengezet in deze Privacyverklaring.

Als onderdeel van onze activiteiten en voor dezelfde doeleinden als die vermeld in deze Verklaring, kunnen uw persoonsgegevens toegankelijk zijn of worden overgedragen aan de volgende categorieën ontvangers, voor zover deze een noodzaak rechtvaardigen om deze doeleinden te bereiken:

• Onze medewerkers (inclusief personeel, afdelingen of andere bedrijven van de Novartis-groep);
• Onze onafhankelijke agenten of makelaars (indien van toepassing);
• Onze leveranciers en dienstverleners;
• Onze informatiesystemen, cloudserviceproviders, databaseproviders en consultants;
• Onze partners die producten of diensten aanbieden bij ons of bij onze dochterondernemingen of gelieerde ondernemingen;
• Elke derde partij aan wie we onze rechten of verplichtingen hebben toegewezen of overgedragen;
• En onze adviseurs of advocaten in verband met een verkoop of overdracht van alle of een deel van ons bedrijf of onze activa.

De hierboven genoemde derden zijn contractueel verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonlijke gegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden ingezien door of overgedragen aan een nationale en/of internationale regelgevende instantie, overheidsinstantie, jurisdictie of overheidsinstantie, waar we daartoe verplicht zijn op grond van wet- of regelgeving, of op hun verzoek.

De persoonlijke gegevens die we over u verzamelen, kunnen ook worden verwerkt, geopend of opgeslagen in een land buiten het land waar Novartis Pharma SA is gevestigd, dat mogelijk niet hetzelfde niveau van bescherming van persoonsgegevens biedt.

Als we uw persoonsgegevens overdragen aan bedrijven in andere rechtsgebieden, zullen we ervoor zorgen dat we uw persoonsgegevens beschermen (i) door het beschermingsniveau toe te passen dat vereist is door de voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens en privacy die van toepassing zijn op Novartis Pharma SA, (ii) door te handelen in overeenstemming met ons interne beleid en onze interne normen en, (iii) door alleen uw persoonsgegevens over te dragen op basis van de modelcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, tenzij anders vermeld. U kunt meer informatie opvragen over internationale overdrachten van persoonsgegevens en een kopie verkrijgen van de adequate waarborgen die zijn ingesteld door uw rechten uit te oefenen zoals hieronder beschreven.

Met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens aan andere groepsmaatschappijen heeft de Novartis Groep interne bedrijfsregels aangenomen, een systeem van principes, regels en instrumenten, voorzien door de Europese wetgeving, bedoeld om effectieve niveaus van bescherming van persoonsgegevens te waarborgen in geval van gegevensoverdracht buiten de Europese Economische Ruimte (d.w.z. de lidstaten van de Europese Unie, alsmede IJsland, Liechtenstein en Noorwegen, "EER"), en Zwitserland. Voor meer informatie over de interne bedrijfsregels van Novartis, klikt u op de link https://www.novartis.com/privacy.

We hebben technische en organisatorische maatregelen getroffen om een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens te waarborgen.

Bij deze maatregelen wordt rekening gehouden met:

1. De stand van de techniek;
2. De kosten van de implementatie ervan;
3. De aard van de gegevens;
4. En het risico van de behandeling.

Het resulterende doel is hun bescherming tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging of wijziging, onopzettelijk verlies, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang en tegen andere onwettige vormen van verwerking.

Daarnaast zorgen wij voor:

• Verzamelen en verwerken uitsluitendpersoonsgegevens die adequaat, relevant en niet buitensporig zijn, om de hierboven vermelde doeleinden na te streven;
• En zorgen we ervoor dat uw persoonsgegevens up-to-date en accuraat zijn.

Om dit te doen, kunnen we u vragen om de juistheid van de persoonlijke gegevens die we over u bewaren te bevestigen. U wordt ook uitgenodigd om ons spontaan op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonlijke situatie, zodat we ervoor kunnen zorgen dat uw persoonlijke gegevens worden bijgewerkt.

We bewaren uw persoonlijke gegevens alleen zolang als nodig is om het doel te bereiken waarvoor ze zijn verzameld of om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen.

Persoonlijke gegevens over u die wij in onze database bewaren en die geen verband houden met een specifiek contract, worden bewaard gedurende een periode van 36 maanden na uw laatste interactie met ons.

In het kader van een contract komt de bewaartermijn overeen met de duur van het contract dat u (of uw bedrijf) met ons hebt gesloten, tenzij wettelijke of reglementaire verplichtingen een langere of kortere bewaartermijn opleggen. Aan het einde van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens uit onze actieve systemen verwijderd.

Persoonsgegevens die in het kader van een geschil worden verzameld en verwerkt, worden verwijderd of gearchiveerd op het moment dat (i) een minnelijke schikking is bereikt, (ii) een rechterlijke beslissing in laatste instantie is gegeven, of (iii) het verzoek verjaart.

U kunt de volgende rechten uitoefenen onder de voorwaarden en binnen de grenzen die door de wet zijn bepaald:

• Toegang tot al uw gegevens: u kunt informatie verkrijgen met betrekking tot de verwerking van uw gegevens en een kopie ervan;
• Uw persoonsgegevens te corrigeren en bij te werken als u bijvoorbeeld van mening bent dat uw informatie onjuist, verouderd of onvolledig is;
• Verwijderen: u kunt verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens;
• Verzoeken om beperking van de verwerking van informatie;
• Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (geheel of gedeeltelijk);
• bezwaar te maken tegen het gebruik van een communicatiekanaal dat wordt gebruikt voor direct marketing; en
• Verzoek om overdraagbaarheid, d.w.z. dat de persoonlijke gegevens die u aan ons hebt verstrekt aan u worden geretourneerd of overgedragen aan een persoon van uw keuze, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat zonder belemmering van onze kant en in overeenstemming met onze vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Indien u een vraag heeft of uw hierboven beschreven rechten wenst uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar het adres [email protected] of een brief sturen naar Novartis NV, Medialaan 40, 1800 Vilvoorde of uw aanvraag via deze link indienen. Een fotokopie van uw identiteitsbewijs kan worden gevraagd om u te identificeren, met dien verstande dat we het alleen gebruiken om uw identiteit te verifiëren en dat we deze fotokopie niet bewaren na volledige verificatie van uw identiteit. Wanneer u ons deze fotokopie stuurt, zorg er dan voor dat u uw foto en uw nationale registratienummer of gelijkwaardig verbergt.

Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u een klacht indienen bij onze functionaris voor gegevensbescherming [email protected], die uw verzoeken zal onderzoeken.

In ieder geval hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten (https://www.privacycommission.be/).

U wordt op de hoogte gebracht van toekomstige wijzigingen of aanvullingen op de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze informatieverklaring via onze gebruikelijke communicatiekanalen (bijvoorbeeld per e-mail of via onze websites).