1er septembre 2024 

Novartis traite les informations de ses partenaires commerciaux (dans ce contexte, les professionnels de la santé) qui constituent des "renseignements personnels" et considère la protection des renseignements personnels et de la vie privée comme une question très importante.

Novartis Pharmaceuticals Canada Inc. (“Novartis”) est responsable du traitement de vos renseignements personnels car elle décide de la raison et de la manière dont ils sont traités. Elle peut exercer cette responsabilité seule ou conjointement avec d'autres sociétés du groupe Novartis. Dans le présent avis de confidentialité, les termes " nous " ou " notre " font référence à Novartis Pharmaceuticals Canada Inc.

Nous vous invitons à lire attentivement cet avis de confidentialité, qui précise dans quel contexte nous traitons vos renseignements personnels et explique vos droits et nos obligations à cet égard.

Définitions

“Lois applicables en matière de vie privée” désigne toute legislation, réglementation, recommandation ou avis applicable à la vie privée et à la protection des renseignements personnels, y compris, le cas échéant, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) ainsi que toute autre législation, réglementation, recommandation ou avis applicable remplaçant, complétant ou modifiant, étendant, reconstituant ou consolidant les lois applicables en matière de protection de la vie privée. 

“Renseignement personnel” désigne tout renseignement qui concerne une personne et permet de l’identifier directement ou indirectement.

Quelles sont les renseignements dont nous disposons à votre sujet ?

Les renseignements que Novartis peut détenir à votre sujet peuvent être fournis directement par vous, par nos partenaires commerciaux (c'est-à-dire l'entité juridique pour laquelle vous travaillez), par des tiers (par exemple des fournisseurs externes ou des agences médicales) ou être obtenus par le biais de sources publiques fiables (telles que PubMed, Clinical Trials.gov, les sites Web de congrès ou d'universités). Par conséquent, en continuant à interagir avec nous, vous consentez par la présente à la collecte de renseignements personnels auprès de tiers.

Nous pouvons recueillir divers types de renseignements personnels vous concernant, notamment :

  • vos informations générales et d'identification (par exemple, nom, prénom, nom de famille, sexe, adresse électronique et/ou postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile) ;
  • votre fonction (par exemple, votre titre, votre poste, le nom de votre entreprise, ainsi que, pour les professionnels de la santé, votre première spécialité, votre deuxième spécialité, l'année d'obtention de votre diplôme de médecine, vos publications, vos activités de congrès, vos récompenses, votre biographie, votre formation, vos liens avec des universités, votre expertise et votre participation/contribution à des essais cliniques, des directives, des comités de rédaction et des organisations)
  • les informations relatives au paiement (par exemple, les détails de la carte de crédit, les détails du compte bancaire, la TVA ou tout autre numéro d'identification fiscale) ; 
  • ID et profil du partenaire commercial unique de Novartis ; 
  • vos données d'identification électronique lorsqu'elles sont nécessaires à la fourniture de produits ou de services à notre société (par exemple, login, droit d'accès, mots
  • de passe, numéro de badge, adresse IP, identifiants en ligne/cookies, journaux, temps d'accès et de connexion, enregistrement d'images ou de sons tels que des photos de badges, des enregistrements CCTV ou vocaux) ; 
    des informations concernant votre utilisation, vos réponses et/ou vos préférences, notamment en termes de types de messages abordés, de canaux de communication et de fréquence ; 
  • les données qui se rapportent à nos produits et services ; et 
  • des informations sur les activités/interactions scientifiques et médicales que vous avez avec nous, y compris les interactions futures potentielles.
     

Si vous avez l'intention de nous fournir des renseignements personnels concernant d'autres personnes (par exemple, vos collègues), vous devez fournir une copie de cet avis de confidentialité aux personnes concernées, directement ou par l'intermédiaire de leur employeur. renseignements personnels et que vous souhaitez demander que ces renseignements soient supprimés, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous dans la section « Comment nous contacter ? »

Comment obtenons-nous votre consentement ?

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels avec votre consentement ou dans la mesure où la loi le permet ou l'exige. La manière dont nous obtenons votre consentement (c'est-à-dire les moyens que nous utilisons) dépend des circonstances, ainsi que de la sensibilité des renseignements collectés.  

Votre consentement peut être explicite ou implicite, en fonction des circonstances et de la sensibilité des renseignements personnels en question. Si vous choisissez de nous fournir des renseignements personnels, nous supposons que vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels comme indiqué dans le présent avis de confidentialité.

En règle générale, nous vous demanderons votre consentement au moment de la collecte de vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à des fins qui ne vous ont pas été indiquées dans le présent avis de confidentialité, nous vous demanderons votre consentement avant d'utiliser ces renseignements à ces nouvelles fins.

Si vous nous fournissez des renseignements personnels sur une autre personne, il vous incombe d'obtenir son consentement pour nous permettre de collecter, d'utiliser et de divulguer ses renseignements conformément au présent avis de confidentialité.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels en nous contactant comme indiqué dans la section « Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ? » Toutefois, avant de mettre en œuvre le retrait du consentement, nous pouvons exiger une preuve de votre identité. Dans certains cas, le retrait de votre consentement peut dire que nous ne serons plus en mesure de poursuivre la relation commerciale.

À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels et pourquoi cela est-il justifié ?

Finalités du traitement

Nous traitons toujours vos renseignements personnels dans un but précis et ne traitons que les renseignements personnels qui sont pertinents pour atteindre ce but. En particulier, nous traitons les renseignements à caractère personnel dont nous pouvons disposer à votre sujet aux fins suivantes :

  • gérer notre relation avec vous (par exemple, par le biais de nos bases de données) ; 
  • exécuter des tâches en vue de la préparation ou de l'exécution de contrats existants ; 
  • les transactions de preuves et la garantie de la transparence du transfert de valeur ; 
  • vous fournir des informations appropriées, adéquates et actualisées sur les maladies, les médicaments ainsi que sur nos produits et services ; 
  • améliorer la qualité de nos interactions et de nos services en adaptant notre offre à vos besoins spécifiques ; 
  • répondre à vos demandes et vous fournir une assistance efficace ;
  • vous envoyer des questionnaires (par exemple, pour nous aider à améliorer vos futures interactions avec nous) ;
  • vous envoyer des communications concernant les produits, les domaines thérapeutiques ou les services dont nous faisons la promotion ; 
  • gérer, planifier et exécuter les communications et les interactions avec vous (par exemple, par l'exploitation d'une base de données conservant les enregistrements des interactions avec les professionnels de la santé ou par la gestion de la planification des appels ainsi que par l'établissement de rapports sur les appels) ; 
  • suivre nos activités (par exemple, mesurer les interactions ou les ventes, le nombre de rendez-vous/appels) ; 
  • vous inviter à des événements ou à des réunions promotionnelles parrainés par nous (par exemple, des événements médicaux, des événements pour les orateurs, des conférences) ; 
  • vous donner accès à nos modules de formation vous permettant de nous fournir certains services ; 
  • gérer nos ressources informatiques, y compris la gestion de l'infrastructure et la continuité des activités ; 
  • préserver les intérêts économiques de l'entreprise et assurer la conformité et l'établissement de rapports (tels que le respect de nos politiques et des exigences légales locales, les déductions fiscales, la gestion des cas présumés d'inconduite ou de fraude ; la réalisation d'audits et la défense en cas de litige) ;
  • gérer les fusions et acquisitions impliquant notre société ; 
  • l'archivage et la tenue de registres ; 
  • la facturation et l'établissement des factures 
  • de développer une relation professionnelle de proximité et de confiance avec les professionnels de la santé ; 
  • fournir aux professionnels de la santé des informations sur les médicaments et les développements scientifiques de Novartis ;
  • pour promouvoir l'innovation dans le domaine pharmaceutique ; 
  • gérer les ressources humaines et financières de Novartis et optimiser les interactions avec les professionnels de la santé ; 
  • veiller à ce que le patient reçoive le bon médicament selon l'avis technique et professionnel d'un professionnel de la santé bien informé ; 
  • pour bénéficier de services rentables (par exemple, nous pouvons choisir d'utiliser certaines plateformes proposées par des fournisseurs pour traiter les données) ; 
  • pour offrir nos produits et services à nos clients ; 
  • pour prévenir la fraude ou les activités criminelles, les utilisations abusives de nos produits ou services ainsi que la sécurité de nos systèmes informatiques, de notre architecture et de nos réseaux ;
  • pour vendre une partie de notre entreprise ou de ses actifs ou pour permettre l'acquisition de tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs par un tiers ; et 
  • pour atteindre nos objectifs en matière de responsabilité sociale et d'entreprise et
  • toute autre fin imposée par la loi et les autorités.

Qui a accès à vos renseignements personnels et à qui sont-elles transférées ?

Dans le cadre de nos activités et aux mêmes fins que celles énumérées dans le présent avis de confidentialité, vos renseignements personnels peuvent être consultées ou transférées aux catégories de destinataires suivantes, sur la base du besoin d'en connaître pour atteindre ces objectifs :

  • notre personnel (y compris le personnel, les départements ou les autres sociétés du groupe Novartis) ; 
  • nos agents ou courtiers indépendants (le cas échéant) ; 
  • nos fournisseurs et prestataires de services qui nous fournissent des services et des produits ;
  • nos fournisseurs de systèmes informatiques, nos fournisseurs de services en nuage, nos fournisseurs de bases de données et nos consultants ; 
  • nos partenaires commerciaux qui offrent des produits ou des services conjointement avec nous ou avec nos filiales ou sociétés affiliées ; 
  • tout tiers à qui nous cédons ou novons l'un de nos droits ou obligations.
     

Les tiers susmentionnés sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels, conformément à la législation applicable. Nous exigeons également qu'ils n'utilisent vos renseignements personnels qu'aux fins limitées pour lesquelles ils ont été fournis. Lorsque nos prestataires de services n'ont plus besoin de vos renseignements personnels à ces fins limitées, nous exigeons qu'ils les suppriment. Dans certaines circonstances, nous pouvons autoriser nos prestataires de services à conserver des renseignements agrégés, anonymes ou statistiques qui ne permettent pas de vous identifier. Nous n'autorisons pas les prestataires de services à divulguer vos renseignements personnels à des parties non autorisées ou à les utiliser à des fins de marketing direct.

Vos renseignements personnels peuvent également être consultées ou transférées à tout organisme de réglementation, d'exécution ou public national et/ou international ou à un tribunal, lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la législation ou de la réglementation applicable ou à leur demande. 

En outre, nous pouvons transférer vos renseignements personnels et d'autres renseignements à un tiers dans le cas d'une réorganisation, d'une fusion, d'une vente, d'une coentreprise, d'une cession, d'un transfert ou d'une autre disposition de tout ou partie de notre entreprise, de nos marques, de nos affiliés, de nos filiales ou d'autres actifs.

Si nous avons l'intention de divulguer vos renseignements personnels à un tiers, nous identifierons ce tiers et le but de la divulgation, et nous obtiendrons votre consentement.

Où sont hébergés vos renseignements personnels ?

Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous peuvent également être traités, consultés ou stockés dans un pays situé en dehors du pays ou de la province où vous vous trouvez. Lorsque ces renseignements se trouvent en dehors de votre pays, ils sont soumis aux lois du pays ou de la province où ils se trouvent, qui peuvent ne pas offrir le même niveau de protection des renseignements personnels, et peuvent être divulgués aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes chargés de l'application de la loi ou de la réglementation de cet autre pays, conformément aux lois de ce pays ou de cette province.

Si nous transférons vos renseignements personnels à des sociétés externes dans d'autres juridictions, nous veillerons à protéger vos renseignements personnels (i) en appliquant le niveau de protection requis par les lois applicables en matière de protection de la vie privée. 

Pour les transferts intragroupes de renseignements personnels vers les sociétés de notre groupe, le Groupe Novartis a adopté les Règles d'entreprise contraignantes, un système de principes, de règles et d'outils. Pour en savoir plus sur les règles d'entreprise contraignantes de Novartis, cliquez ici.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau adéquat de sécurité et de confidentialité à vos renseignements personnels. 

Ces mesures prennent en compte :

  • la sensibilité et la nature des renseignements personnels ;
  • l'état de l'art de la technologie ;
  • les coûts de sa mise en œuvre ;
  • les finalités de l’utilisation des renseignements à caractère personnel ; 
  • la quantité et la distribution des renseignements personnels ; 
  • le support sur lequel les renseignements personnels sont stockés ; et
  • le risque lié au traitement.


L'objectif est de les protéger contre la destruction ou l'altération accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, la divulgation ou l'accès non autorisé et contre d'autres formes illicites de traitement.

Malheureusement, aucun système de transmission ou de stockage de renseignements ne peut être garanti à 100%. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité d’un compte que vous détenez chez nous a été compromise), veuillez-nous en informer immédiatement conformément à la section Comment nous contacter ci-dessous. 

En outre, lors du traitement de vos renseignements personnels, nous :

  • ne collectons et ne traitons que des renseignements à caractère personnel qui sont adéquats, pertinents et non excessifs, nécessaires à la réalisation des objectifs susmentionnés
  • pouvons vous demander de confirmer les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous êtes également invité à nous informer spontanément de tout changement dans votre situation personnelle afin que nous puissions garantir la mise à jour de vos renseignements personnels. 
     

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous ne conserverons les renseignements personnels que nous pouvons détenir à votre sujet que le temps nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées ou pour nous conformer aux exigences légales ou réglementaires.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Vous pouvez exercer les droits suivants dans les conditions et limites prévues par la loi 

  • le droit d'accéder à vos renseignements personnels telles qu'ils sont traités par nous et, si vous pensez que des renseignements vous concernant sont incorrects, obsolètes ou incomplets, de demander leur correction ou leur mise à jour ;
  • le droit de demander l'effacement ou la désindexation de vos renseignements personnels ou leur limitation à des catégories spécifiques de traitement ;
  • le droit de demander sa portabilité, c'est-à-dire que les renseignements personnels que vous nous avez fournis vous soient restitués ou transférés à la personne de votre choix, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, sans entrave de notre part et sous réserve de vos obligations de confidentialité.
     

Si vous avez une question ou si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés, veuillez cliquer ici.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez adresser votre demande à notre délégué à la protection des renseignements à l'adresse [email protected], qui examinera votre problème.

Dans tous les cas, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès des autorités compétentes en matière de protection des renseignements, en plus de vos droits ci-dessus.

Comment nous contacter ? 

Si vous voulez contacter notre responsable de la protection de la vie privée, veuillez nous envoyer un courriel à l'adresse [email protected] ou nous écrire à Data Privacy Office, Novartis Pharmaceuticals Canada, 700 St-Hubert, Montréal, Québec, H2Y 0C1

Comment serez-vous informé des modifications apportées à notre avis de confidentialité ?

Le présent avis de confidentialité a été mis à jour le 1er septembre 2024.

Nous pouvons modifier le présent avis de confidentialité. Tout changement ou ajout futur au traitement de vos renseignements personnels tel que décrit dans le présent avis de confidentialité vous sera notifié à l'avance par le biais d'un avis individuel ou par nos canaux de communication habituels (par exemple, par courriel ou via nos sites Internet) et entrera en vigueur immédiatement.