1er Septembre 2024

Le présent avis de confidentialité s'adresse à nos parties prenantes, notamment :

  • Décideurs institutionnels ;
  • Les fonctionnaires ;
  • Les politiciens et les décideurs politiques ;
  • Journalistes et médias ;
  • Associations de patients ;
  • Affiliations industrielles ;
  • Influenceurs.


(ci-après, collectivement, "les parties prenantes externes")

Vous recevez cet avis de confidentialité parce que Novartis Pharmaceuticals Canada  Inc. (« Novartis ») traite des renseignements vous concernant qui constituent des " renseignements personnels " et Novartis considère que la protection de vos renseignements personnels et de votre vie privée est une question très importante.

Novartis est responsable du traitement de vos renseignements personnels car elle décide de la raison et de la manière dont elles sont traitées. Elle peut exercer cette responsabilité seule ou conjointement avec d'autres sociétés du groupe Novartis. Dans le présent avis de confidentialité, les termes " nous " ou " notre " font référence à Novartis Pharmaceuticals Canada Inc.

Nous vous invitons à lire attentivement le présent avis de confidentialité, qui indique dans quel contexte nous traitons vos renseignements personnels et explique vos droits et nos obligations dans ce cadre.

Définitions

« Lois applicables en matière de vie privée » désigne toute législation, réglementation, recommandation ou avis applicable à la vie privée et à la protection des renseignements personnels, y compris, le cas échéant, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) ainsi que toute autre législation, réglementation, recommandation ou avis applicable remplaçant, complétant ou modifiant, étendant, reconstituant ou consolidant les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

« Renseignement personnel » désigne tout renseignement qui concerne une personne et permet de l'identifier directement ou indirectement.

Quelles sont les informations dont nous disposons à votre sujet ?

Nous recueillons différents types de renseignements personnels vous concernant, notamment :

  • vos renseignements généraux et d'identification (par exemple, nom, prénom, nom de famille, sexe, adresse électronique et/ou postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile) ;
  • votre fonction et vos activités professionnelles (par exemple, votre titre, votre poste, le nom de votre entreprise/organisation, vos publications, vos activités de congrès, vos activités dans les médias et les médias sociaux, vos récompenses, votre biographie, votre formation, vos liens avec des universités, votre expertise et vos contributions, et vos organisations) ;
  • vos données d'identification électronique lorsque cela est nécessaire pour nos interactions (par exemple, login, droit d'accès, mots de passe, numéro de badge, adresse IP, identifiants en ligne/cookies, journaux, temps d'accès et de connexion, enregistrement d'images ou de sons tels que des photos de badges, des vidéosurveillance ou des enregistrements vocaux) ;
  • des renseignements concernant vos réponses et/ou préférences, notamment en termes de types de messages discutés, de canaux de communication et de fréquence ;
  • les renseignements que vous nous fournissez, par exemple lorsque vous remplissez des formulaires ou lors d'événements auxquels vous participez, ou lorsque vous répondez à des questions au cours d'une conversation ou d'une enquête ;
  • les renseignements recueillis dans le cadre de nos produits et services ; et
  • des renseignements sur les activités/interactions que vous avez avec nous, y compris les interactions futures potentielles


Ces informations sont fournies par vous directement, par nos partenaires (qui peuvent être les entités pour lesquelles vous travaillez) ou par des tiers (par exemple, des sociétés de conseil, des autorités publiques), ou obtenues par des sources publiques fiables (telles que les sites internet gouvernementaux, les médias sociaux, les sites internet des universités ou des congrès).

Si vous avez l'intention de nous fournir des renseignements personnels concernant d'autres personnes (par exemple, vos collègues), vous devez fournir une copie de cet avis de confidentialité aux personnes concernées, directement ou par l'intermédiaire de leur employeur.

Nous n'avons pas l'intention de collecter des renseignements personnels de personnes n'ayant pas l'âge légal de la majorité pour consentir dans votre juridiction, et nous demandons à ces personnes de ne pas fournir de renseignements personnels en tant que partie prenante. Si votre enfant a fourni des renseignements personnels et que vous souhaitez demander que ces renseignements soient supprimés, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous dans la section « Comment nous contacter ? »

Comment obtenons-nous votre consentement ?

Nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels avec votre consentement ou dans la mesure où la loi le permet ou l'exige.  La manière dont nous obtenons votre consentement (c'est-à-dire les moyens que nous utilisons) et la forme qu'il revêt dépendent des circonstances, ainsi que de la sensibilité des renseignements collectés.  

Votre consentement peut être explicite ou implicite, en fonction des circonstances et de la sensibilité des renseignements personnels en question. Si vous choisissez de nous fournir des renseignements personnels, nous supposons que vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels comme indiqué dans le présent avis de confidentialité.

En règle générale, nous vous demanderons votre consentement au moment de la collecte de vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à des fins qui ne vous ont pas été indiquées dans le présent avis de confidentialité, nous vous demanderons votre consentement avant d'utiliser ces renseignements à ces nouvelles fins.

Si vous nous fournissez des renseignements personnels sur une autre personne, il vous incombe d'obtenir son consentement pour nous permettre de collecter, d'utiliser et de divulguer ses renseignements conformément au présent avis de confidentialité.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels en nous contactant comme indiqué dans la section « Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ? » Toutefois, avant de mettre en œuvre le retrait du consentement, nous pouvons exiger une preuve de votre identité. Dans certains cas, le retrait de votre consentement peut dire que nous ne serons plus en mesure de poursuivre la relation commerciale.

À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels et pourquoi cela est-il justifié ?

Finalités du traitement

Nous traitons toujours vos renseignements personnels un but précis et ne traitons que les renseignements personnels qui sont pertinents pour atteindre ce but. En particulier, nous traitons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

  • gérer notre relation avec vous (par exemple, par le biais de nos bases de données) ;
  • vous fournir des informations appropriées, adéquates et actualisées sur les maladies, les médicaments ainsi que sur nos produits et services ;
  • améliorer la qualité de nos interactions, répondre à vos demandes et vous fournir une assistance efficace ;
  • vous envoyer des communications et des informations générales (par exemple, l'empreinte de Novartis France), vous envoyer des communications concernant les produits, les domaines thérapeutiques ou les services que nous promouvons ainsi que des enquêtes (par exemple, pour nous aider à améliorer vos futures interactions avec nous) ;
  • gérer, planifier et exécuter les communications et les interactions avec vous, en cartographiant vos connexions avec d'autres parties prenantes qui sont pertinentes pour nous ;
  • vous inviter à des événements ou à des réunions promotionnelles parrainés par nous (par exemple, des événements médicaux, des événements de conférenciers, des conférences) ;
  • exécuter des tâches en vue de la préparation ou de l'exécution de contrats existants ;
  • gérer nos ressources informatiques, y compris la gestion de l'infrastructure et la continuité des activités ;
  • préserver les intérêts économiques de l'entreprise et assurer la conformité et l'établissement de rapports (tels que le respect de nos politiques et des exigences légales locales, les impôts et les déductions, la gestion des cas présumés d'inconduite ou de fraude ; la réalisation d'audits et la défense en cas de litige) ;
  • gérer les fusions et acquisitions impliquant notre société ;
  • l'archivage et la tenue de dossiers ;
  • identifier les principales parties prenantes, de mieux comprendre leurs activités et d'établir des contacts avec elles ;
  • développer une relation professionnelle de proximité et de confiance avec les parties prenantes externes ;
  • promouvoir les innovations de Novartis dans le domaine pharmaceutique et comprendre les marchés ;
  • gérer les ressources humaines et financières de Novartis et optimiser les interactions avec nos parties prenantes ;
  • veiller à ce que le bon médicament parvienne au patient selon l'avis technique et professionnel bien informé de nos parties prenantes externes ;
  • prévenir la fraude ou les activités criminelles, assurer la sécurité de nos systèmes informatiques, de notre architecture et de nos réseaux ;
  • vendre toute partie de notre entreprise ou de ses actifs ou permettre l'acquisition de tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs par un tiers ; et
  • toute autre fin imposée par la loi et les autorités.
     

Qui a accès à vos renseignements personnels et à qui sont-elles transférées ?

Nous ne vendrons, ne partagerons ni ne transférerons vos renseignements personnels à des tiers autres que ceux indiqués dans le présent avis de confidentialité.

Dans le cadre de nos activités et aux mêmes fins que celles énumérées dans le présent avis sur la protection de la vie privée, vos renseignements personnels peuvent être consultées ou transférées aux catégories de destinataires suivantes, sur la base du besoin d'en connaître pour atteindre ces objectifs :

  • notre personnel (y compris le personnel, les services ou les autres sociétés du groupe Novartis) ;
  • nos agents ou courtiers indépendants (le cas échéant) ;
  • nos fournisseurs et prestataires de services qui nous fournissent des services et des produits ;
  • nos fournisseurs de systèmes informatiques, nos fournisseurs de services en nuage, nos fournisseurs de bases de données et nos consultants ;
  • nos partenaires commerciaux qui offrent des produits ou des services conjointement avec nous ou avec nos filiales ou sociétés affiliées ;
  • tout tiers à qui nous cédons ou faisons une novation de l'un de nos droits ou obligations ; et
  • nos conseillers et avocats externes dans le cadre de la vente ou du transfert de toute partie de notre entreprise ou de ses actifs.
     

Les tiers susmentionnés sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels, conformément à la législation applicable. Nous exigeons également qu'ils n'utilisent vos renseignements personnels qu'aux fins limitées pour lesquelles elles ont été fournies. Lorsque nos prestataires de services n'ont plus besoin de vos renseignements personnels à ces fins limitées, nous exigeons qu'ils les suppriment. Nous n'autorisons pas les prestataires de services à divulguer vos renseignements personnels à des parties non autorisées ou à les utiliser à des fins de marketing direct.

Vos renseignements personnels peuvent également être consultées ou transférées à tout organisme national et/ou international de réglementation, d'application de la loi, organisme public ou tribunal, lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la législation ou de la réglementation applicable ou à leur demande.

En outre, nous pouvons transférer vos renseignements personnels et d'autres renseignements à un tiers dans le cas d'une réorganisation, d'une fusion, d'une vente, d'une coentreprise, d'une cession, d'un transfert ou d'une autre disposition de tout ou partie de notre entreprise, de nos marques, de nos affiliés, de nos filiales ou d'autres actifs.

Si nous avons l'intention de divulguer vos renseignements personnels à un tiers, nous identifierons ce tiers et le but de la divulgation, et nous obtiendrons votre consentement.

Où sont hébergés vos renseignements personnels ?

Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous peuvent également être traités, consultés ou stockés dans un pays situé en dehors du pays ou de la province où vous vous trouvez. Lorsque ces renseignements se trouvent en dehors de votre pays, ils sont soumis aux lois du pays ou de la province où ils se trouvent, qui peuvent ne pas offrir le même niveau de protection des renseignements personnels, et peuvent être divulgués aux gouvernements, aux tribunaux ou aux organismes chargés de l'application de la loi ou de la réglementation de cet autre pays, conformément aux lois de ce pays ou de cette province.

Si nous transférons vos renseignements personnels à des sociétés externes dans d'autres juridictions, nous veillerons à protéger vos renseignements personnels (i) en appliquant le niveau de protection requis par les lois applicables en matière de protection de la vie privée, (ii) en agissant conformément à nos politiques et normes et, (iii) sauf indication contraire, (iv) en appliquant le niveau de protection requis par les lois applicables en matière de protection de la vie privée.

Vous pouvez demander des informations supplémentaires concernant les transferts internationaux de renseignements personnels et obtenir une copie des mesures de sauvegarde adéquates mises en place en exerçant vos droits comme indiqué ci-dessous.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau adéquat de sécurité et de confidentialité à vos renseignements personnels. Ces mesures prennent en compte :

  • la sensibilité et la nature des renseignements personnels ;
  • l'état de l'art de la technologie ;
  • les coûts de sa mise en œuvre ;
  • les finalités de l'utilisation des renseignements personnels ;
  • la quantité et la distribution des renseignements personnels ; 
  • le support sur lequel les renseignements personnels sont stockés ; et
  • le risque du traitement.


Ces mesures protègent contre la destruction ou l'altération accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, la divulgation ou l'accès non autorisé et contre d'autres formes illicites de traitement.

Toutefois, aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sécuritaire ou exempte d'erreurs, de sorte que nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue.  Si vous avez des raisons de penser que votre interaction avec nous n'est plus sécuritaire (par exemple, si vous pensez que la sécurité des informations que vous nous avez fournies a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement en utilisant les coordonnées figurant dans la section « Comment nous contacter ? »

En outre, lors du traitement de vos renseignements personnels, nous :

  • ne collectons et ne traitons que des renseignements personnels adéquats, pertinents et non excessifs, nécessaires à la réalisation des objectifs susmentionnés; et
  • veillons à ce que vos renseignements personnels restent à jour et exacts.


Dans ce dernier cas, nous pouvons vous demander de confirmer les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous êtes également invité à nous informer spontanément de tout changement dans votre situation personnelle afin que nous puissions garantir la mise à jour de vos renseignements personnels.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées ou pour nous conformer aux exigences légales ou réglementaires.

Pour les contrats, la période de conservation correspond à la durée de votre contrat (ou de celui de votre entreprise) avec nous, plus la période de temps jusqu'à ce que les réclamations légales au titre de ce contrat soient prescrites, à moins que des calendriers légaux ou réglementaires prépondérants n'exigent une période de conservation plus longue ou plus courte. À l'expiration de cette période, vos renseignements personnels sont supprimés de nos systèmes actifs.

Les renseignements personnels collectés et traités dans le cadre d'un litige sont supprimées ou archivées (i) dès qu'un règlement à l'amiable a été trouvé, (ii) une fois qu'une décision en dernier ressort a été rendue ou (iii) lorsque la réclamation devient prescrite.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Vous pouvez exercer les droits suivants dans les conditions et limites prévues par les lois applicables en matière de vie privée :

  • le droit d'accéder à vos renseignements personnels tels qu’ils sont traités par nous et, si vous pensez que des renseignements vous concernant sont incorrects, obsolètes ou incomplètes, de demander leur correction ou leur mise à jour ;
  • le droit de demander l'effacement ou la désindexation de vos renseignements personnels ou leur limitation à des catégories spécifiques de traitement ;
  • le droit de demander sa portabilité, c'est-à-dire que les renseignements personnels que vous nous avez fournis vous soient restitués ou transférés à la personne de votre choix, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, sans entrave de notre part et sous réserve de vos obligations de confidentialité.


Si vous avez une question ou si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés, veuillez cliquer ici.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez adresser votre demande à notre délégué à la protection des renseignements à l'adresse [email protected], qui examinera votre problème.

Dans tous les cas, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès des autorités compétentes en matière de protection des renseignements, en plus de vos droits ci-dessus.

« Comment nous contacter ? »

Si vous voulez contacter notre responsable de la protection de la vie privée, veuillez nous envoyer un courriel à l'adresse [email protected] ou nous écrire à l'adresse suivante :

Data Privacy Office, Novartis Pharmaceuticals Canada, 700 St-Hubert, Montreal, Quebec, H2Y 0C1

Comment serez-vous informé des modifications apportées à notre avis de confidentialité ?

Le présent avis de confidentialité a été mis à jour le 1er septembre 2024.

Nous pouvons modifier cet avis de confidentialité. Tout changement ou ajout futur au traitement de vos renseignements personnels tel que décrit dans le présent avis de confidentialité sera notifié par nos canaux de communication habituels (par exemple, par courriel ou via nos sites Internet) et prendra effet immédiatement.