1er septembre 2024

Novartis considère que la protection de la vie privée est une question très importante. Par conséquent, Novartis s'efforce de faire preuve de la plus grande transparence dans le traitement des renseignements personnels.

Novartis Pharmaceuticals Canada Inc. (“Novartis”) est responsable du traitement de vos renseignements personnels car elle décide de la raison et de la manière dont ils sont traités. Elle peut exercer cette responsabilité seule ou conjointement avec d'autres sociétés du groupe Novartis. Dans le présent avis de confidentialité, les termes " nous " ou " notre " font référence à Novartis Pharmaceuticals Canada Inc. 

Nous nous engageons à ce que tout renseignement personnel que nous recevons soit protégé et traité conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements et aux politiques et normes de Novartis. 

Aux fins du champ d'application du présent avis de confidentialité, les tiers sont les suivants :

  • Fournisseurs : Une personne physique ou morale/entité externe au Groupe Novartis auprès de laquelle Novartis s'approvisionne en biens ou services. Il s'agit, par exemple, de :
    i.    Organisations de fabrication sous contrat (CMO)
    ii.    Les institutions et les collaborateurs effectuant des recherches pour ou au nom de Novartis, lorsque Novartis agit en tant que sponsor et paie pour la recherche, y compris les collaborateurs des organisations de recherche sous contrat (CRO) et des organisations de recherche académique (ARO).
    iii.    Les tiers qui manipulent ou distribuent les produits Novartis (c'est-à-dire les services logistiques) lorsque la propriété des produits n'est pas transférée au prestataire de services tiers.
    iv.    Les HCP agissant en tant que "tiers" uniquement, c'est-à-dire lorsqu'ils fournissent des biens ou des services contre rémunération pour un service dépassant leur profession de HCP, comme les développeurs d'applications ou les consultants commerciaux/marketing, etc. (sinon les HCP sont hors champ).
  • Business Development & Licensing (BD&L) : Toute tierce partie avec laquelle un accord de licence de produit a été conclu avec Novartis.
  • Distributeurs et grossistes : Toute tierce partie qui importe et/ou revend à ses propres fins commerciales les produits Novartis (qu'elle fournisse ou non des services de promotion pour les produits Novartis spécifiques au nom de Novartis).
     

L'objectif de cet avis de confidentialité est de clarifier la manière dont Novartis traite les renseignements personnels des représentants et/ou des employés en tant que personnes de contact (personnes concernées) d'un tiers ou de son sous-traitant (qui seront désignés dans cet avis de confidentialité par le terme " vous ").

Nous vous invitons à lire attentivement le présent avis de confidentialité, qui indique comment nous traitons les renseignements qui vous concernent directement ou indirectement en tant que personne physique et qui permettent de vous identifier ("renseignements personnels"). Le présent avis de confidentialité explique également vos droits en ce qui concerne le traitement de vos renseignements personnels. 

Nous disposons d'avis de confidentialité distincts concernant la façon dont nous traitons les renseignements personnels de nos employés, de nos partenaires commerciaux qui ne nous fournissent pas de services, de nos patients et des utilisateurs de nos autres sites web et vous devez vous y référer le cas échéant.

Quels sont les renseignements dont nous disposons à votre sujet ?

Ces renseignements personnels peuvent être fournis soit directement par vous, soit par un tiers (c'est-à-dire l'entité juridique pour laquelle vous travaillez ou qui vous représente).

Nous pouvons recueillir divers types de renseignements personnels vous concernant, notamment :

  • vos coordonnées et informations d'identification générales (par exemple, nom, prénom, nom de famille, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, numéros de carte d'identité ou de passeport, adresse électronique et/ou postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile et numéro d'immatriculation du véhicule) ;
  • votre fonction (par exemple, titre, poste et nom de l'entreprise) ;
  • vos informations financières (par exemple, les détails du compte bancaire, les vérifications de la solvabilité et de la santé financière), les informations fiscales (numéro d'identification fiscale ou numéro de compte émis par le gouvernement), les informations sur les transactions (historique des livraisons et des paiements) et les informations générales sur vos capacités commerciales et vos performances opérationnelles lorsque vous agissez individuellement en tant que tiers (par exemple, une société unipersonnelle ou une entreprise individuelle) 
  • vos données d'identification électroniques lorsqu'elles sont nécessaires à la fourniture de produits ou de services à notre société (par exemple, login, droit d'accès, mots de passe, numéro de badge, adresse IP, identifiants en ligne/cookies, journaux d'activité du système, temps d'accès et de connexion, enregistrement d'images ou de sons tels que des photos de badges, des enregistrements de vidéosurveillance ou vocaux et des enregistrements de réunions).
     

Nous ne collectons pas de données relatives à la santé, sauf s'il s'agit de prendre des dispositions raisonnables pour une personne handicapée.

Si vous avez l'intention de nous fournir des renseignements personnels concernant d'autres personnes (par exemple, vos collègues), vous devez demander aux personnes concernées de lire cet avis de confidentialité disponible sur le site web de notre entreprise (www.novartis.com/privacy) avant de nous fournir ces renseignements personnels.

À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels et pourquoi cela est-il justifié ?

Nous ne traiterons pas les renseignements personnels que Novartis peut détenir à votre sujet si nous n'avons pas obtenu votre consentement préalable. 

Toutefois, vous avez le droit de retirer votre consentement à l’utilisation et à la communication à tout moment. Pour retirer votre consentement, vous pouvez contacter Novartis comme indiqué ci-dessous. 

Finalités du traitement

Nous traitons toujours vos renseignements personnels dans un but précis et ne traitons que les renseignements personnels, qui sont pertinents pour atteindre ce but. En particulier, nous traitons les renseignements personnels pour l'une ou l'ensemble des finalités suivantes :

  • pour gérer nos tiers tout au long de la relation ; 
  • d'organiser des appels d'offres, d'exécuter des tâches en vue de la préparation ou de l'exécution de contrats existants ; 
  • pour surveiller les activités dans nos installations, y compris le respect des politiques applicables ainsi que des règles de santé et de sécurité en vigueur ; 
  • pour vous donner accès à nos modules de formation vous permettant de nous fournir certains services ; 
  • pour communiquer avec vous pendant la durée du contrat et vous contacter en cas d'urgence ;
  • pour gérer nos ressources informatiques, notamment la gestion de l'infrastructure et la continuité des activités ; 
  • pour préserver les intérêts économiques de Novartis et assurer la conformité et nos obligations de signalement (comme le respect de nos politiques et des exigences légales locales, les impôts et les déductions, la gestion des cas présumés de mauvaise conduite ou de fraude, la réalisation d'audits et la défense en cas de litige) ; 
  • pour gérer les fusions et acquisitions impliquant notre société ; 
  • pour l'archivage et la conservation des données ;  
  • pour la facturation et l'établissement des factures ;
  • pour développer une relation professionnelle de proximité et de confiance ;
  • pour promouvoir l’innovation dans le domaine pharmaceutique ;
  • pour gérer les ressources humaines et financières de Novartis ;
  • pour bénéficier de services rentables (nous pouvons par exemple choisir d’utiliser certaines plates-formes proposes par des fournisseurs pour traiter les données) ;
  • pour offrir nos produits et nos services à nos clients ;
  • pour prévenir la fraude ou les activités criminelles et assurer la sécurité de nos systèmes informatiques, de notre architecture et de nos réseaux ;
  • pour vendre toute partie de notre entreprise ou de ses actifs ou permettre l’acquisition de tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs par un tiers ;
  • pour atteindre nos objectifs en matière de responsabilité sociale et d’entreprise ou 
  • toute autre fin imposée par la loi et les autorités.
     

Qui a accès à vos renseignements personnels et à qui sont-ils transférés ?

Nous ne vendrons, ne partagerons ni ne transférerons vos renseignements personnels à des tiers autres que ceux indiqués dans le présent avis de confidentialité.

Dans le cadre de nos activités et aux mêmes fins que celles énumérées dans le présent avis de confidentialité, vos renseignements personnels peuvent être consultés ou transférés aux catégories de destinataires suivantes, sur la base du besoin d'en connaître pour atteindre ces objectifs :

  • notre personnel (y compris le personnel, les départements ou les autres sociétés du groupe Novartis) ;
  • nos agents ou courtiers indépendants (le cas échéant) ; 
  • nos autres fournisseurs et prestataires de services qui nous fournissent des services et des produits ; 
  • nos fournisseurs de systèmes informatiques, nos fournisseurs de services en nuage, nos fournisseurs de bases de données et nos consultants ; 
  • tout tiers à qui nous cédons ou faisons une novation de l'un de nos droits ou obligations ; et 
  • nos conseillers et avocats externes dans le cadre de la vente ou du transfert d'une partie de notre entreprise ou de ses actifs.  
     

Les tiers susmentionnés sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels, conformément à la législation applicable. 

Vos renseignements personnels peuvent également être consultés par ou transférés à tout organisme de réglementation, d'application de la loi, organisme public ou tribunal national et/ou international, lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la législation ou de la réglementation applicable ou à leur demande.

Où sont conservés vos renseignements personnels ?

Les renseignements confidentiels que nous recueillons auprès de vous peuvent également être traités, consultés ou stockés dans un pays en dehors de celui où Novartis est établi, qui peut ne pas offrir le même niveau de protection des renseignements personnels. Dans ce cas, nous veillerons à protéger vos renseignements personnels (i) en appliquant le niveau de protection requis par les lois applicables en matière de protection de la vie privée, (ii) en agissant conformément à nos politiques et normes.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels ?

Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées et raisonnables compte tenu de la sensibilité des renseignements personnels que nous collectons, utilisons, communiquons, conservons ou détruisons afin d’assurer un niveau adéquat de sécurité et de confidentialité à vos renseignements personnels.

L'objectif est de les protéger contre la destruction ou l'altération accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, la divulgation ou l'accès non autorisé et contre d'autres formes illicites de traitement.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel ils ont été collectés ou pour nous conformer aux exigences légales ou réglementaires. 

La période de conservation correspond à la durée de votre contrat commercial (ou de celui du tiers) avec Novartis, plus la période de temps jusqu'à ce que les réclamations légales en vertu de ce contrat commercial soient prescrites, à moins que des calendriers légaux ou réglementaires prépondérants exigent une période de conservation plus longue ou plus courte. À l'expiration de cette période, vos renseignements personnels sont supprimés de nos systèmes actifs.

Les renseignements personnels collectés et traités dans le cadre d'un litige sont supprimés ou archivés (i) dès qu'un règlement à l'amiable a été trouvé, (ii) une fois qu'une décision en dernier ressort a été rendue ou (iii) lorsque la réclamation devient prescrite.

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Vous pouvez exercer les droits suivants dans les conditions et limites prévues par la loi :

  • le droit d'être informé des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels ;
  • le droit d'accéder à vos renseignements personnels tels qu'ils sont traités par nous et, si vous pensez que des informations vous concernant sont incorrectes, obsolètes ou incomplètes, de demander leur correction ou leur mise à jour ;
  • le droit de demander l'effacement ou la désindexation de vos renseignements personnels ou leur limitation à des catégories spécifiques de traitement ;
  • le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité du traitement avant ce retrait ;
  • le droit de demander sa portabilité, c'est-à-dire que les renseignements personnels que vous nous avez fournis vous soient renvoyés ou soient transférés à la personne de votre choix, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, sans entrave de notre part et sous réserve de vos obligations de confidentialité.


Si vous avez une question ou si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés, veuillez cliquer ici.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, vous pouvez adresser votre demande à notre délégué à la protection des données à l'adresse [email protected] ou écrire au Bureau de la protection des données, Novartis Pharmaceuticals Canada, 700 St-Hubert, Montréal, Québec, H2Y 0C1. 

Dans tous les cas, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès des autorités compétentes en matière de protection des renseignements, en plus des droits susmentionnés.

Comment serez-vous informé des modifications apportées à notre avis de confidentialité ?

Nous pouvons modifier ou mettre à jour cet avis de confidentialité de temps à autre en publiant un nouvel avis de confidentialité dans nos systèmes d'approvisionnement ou sur notre site Web d'entreprise (www.novartis.com/privacy). Nous vous invitons à consulter régulièrement cet avis de confidentialité afin d'être informé de tout changement.