Februāris 2025
Šis Privātuma paziņojums attiecas uz:
- veselības aprūpes speciālistiem, kas ir mūsu sadarbības partneri;
- mūsu klientiem vai potenciāliem klientiem, kas ir fiziskas personas;
- mūsu klientu vai potenciālo klientu, kas ir juridiskas personas, pārstāvjiem vai kontaktpersonām.
Novartis apstrādā savu sadarbības partneru (šajā kontekstā veselības aprūpes speciālistu) informāciju, kas ir "personas dati", un uzskata, ka personas datu un privātuma aizsardzība ir ļoti svarīgs jautājums.
Jūs saņemat šo Privātuma paziņojumu, jo SIA Novartis Baltics, kura juridiskā adrese ir Skanstes iela 25, Rīga, LV-1013 ("Novartis"), ir atbildīgs par jūsu personas datu apstrādi, jo tas izlemj, kāpēc un kā tie tiek apstrādāti, tādējādi darbojoties kā "pārzinis". Novartis var darboties kā pārzinis viens pats vai kopā ar citiem Novartis grupas uzņēmumiem, darbojoties kā "kopīgi pārziņi". Šajā Privātuma paziņojumā "mēs" vai "mums" attiecas uz Novartis.
Mēs aicinām jūs rūpīgi izlasīt šo Privātuma paziņojumu, kurā izskaidrots kā mēs apstrādājam jūsu personas datus, un izskaidrotas jūsu tiesības un pienākumi.
Ja jums ir kādi jautājumi saistībā ar jūsu personas datu apstrādi, aicinām jūs sazināties ar mums, rakstot uz dataprivacy.baltics@novartis.com vai global.privacy_office@novartis.com.
1. Kāda jūsu informacija ir mums pieejama?
Informāciju, kas satur personas datus jūs varat sniegt mums personīgi, to var sniegt mūsu biznesa partneri (piemēram, juridiskā persona, pie kuras jūs strādājat), trešās personas (piemēram, sadarbības partneri vai medicīnas aģentūras), vai arī tos var iegūt, izmantojot uzticamus publiski pieejamus avotus (piemēram, PubMed, Clinical Trials.gov, kongresu tīmekļa vietnes vai universitāšu tīmekļa vietnes).
Mēs varam iegūt dažāda veida personas datus par jums, tostarp:
- Jūsu vispārējo un identifikācijas informāciju (piemēram, vārdu, uzvārdu, personas kodu, dzimumu, e- pasta un/vai pasta adresi, fiksētā un/vai mobilā tālruņa numuru);
- Jūsu amatu (piemēram, amata nosaukumu, uzņēmuma nosaukumu, specialitāti, informāciju par izglītību un medicīnas izglītības iestādes absolvēšanas gadu, publikācijas, informāciju par dalību kongresos, apbalvojumus, biogrāfiju, saites uz universitātēm, pieredzi un dalību klīniskajos pētījumos / ieguldījumu tajos, vadlīnijas, redkolēģijas un organizācijas);
- Maksājumu informāciju (piemēram, kredītkartes datus, bankas konta numuru, nodokļu maksātāja identifikācijas numuru);
- Novartis biznesa partnera ID un profilu;
- Jūsu elektroniskās identifikācijas datus, ja tas ir nepieciešams, lai piegādātu produktus vai pakalpojumus mūsu uzņēmumam (piemēram, pieteikšanās, piekļuves tiesības, paroles, caurlaides numuru, IP adresi, tiešsaistes identifikatorus/sīkfailus, piekļuves un savienošanas laikus, attēlus, audio ierakstus, piemēram, fotogrāfiju caurlaidei, videonovērošanas vai balss ierakstus);
- Informāciju par jūsu izvēlēm, atbildēm un/vai preferencēm, tostarp apspriesto ziņojumu veidus, saziņas kanālus un saziņas biežumu;
- Jūsu fotoattēlus, audio un video ierakstus (piemēram, kas uzņemti mūsu organizētos pasākumos vai saistībā ar tiem, saistībā ar mūsu tikšanos, zvaniem un virtuālajiem pasākumiem, kurus apmeklējat vai kuros piedalāties);
- Dati, ko Jūs mums sniedzat, piemēram, aizpildot veidlapas vai apmeklējot pasākumus, vai atbildot uz aptaujas jautājumiem;
- Datus, kas attiecas uz mūsu produktiem un pakalpojumiem; un
- Informāciju par zinātniskajām un medicīniskajām aktivitātēm, mūsu savstarpējo sadarbību, tostarp par iespējamo sadarbību nākotnē.
Ja vēlaties sniegt mums citu personu personas datus (piemēram, savu kolēģu personas datus), jums ir jāsniedz šis Privātuma paziņojums šīm personām tieši vai ar viņu darba devēja starpniecību.
2. Kādiem mērķiem mēs izmantojam jūsu personas datus un kāpēc tas ir pamatoti?
2.1. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats.
Mēs neapstrādāsim Jūsu personas datus, ja mums nebūs tieiska pamatojuma, kas paredzēts tiesību aktos. Tādēļ, mēs apstrādāsim Jūsu personas datus tikai tad, ja:
- mēs esam saņēmuši jūsu iepriekšēju piekrišanu;
- apstrāde ir nepieciešama, lai izpildītu mūsu līgumsaistības pret jums vai lai pēc jūsu pieprasījuma veiktu darbības pirms līguma noslēgšanas;
- apstrāde ir nepieciešama, lai izpildītu mūsu juridiskās vai normatīvās saistības; vai
- apstrāde ir nepieciešama mūsu likumīgajām interesēm un nepamatoti neietekmē jūsu intereses vai pamattiesības un brīvības.
Lūdzu, ņemiet vērā, ka, apstrādājot jūsu personas datus uz mūsu likumisko interešu pamata, mēs vienmēr cenšamies saglabāt līdzsvaru starp mūsu likumīgajām interesēm un jūsu privātumu. Šādu "likumisko interešu" piemēri ir veiktās datu apstrādes darbības:
- veidot lietišķas un uzticības pilnas profesionālās attiecības ar veselības aprūpes speciālistiem;
- sniegt zināšanas veselības aprūpes speciālistiem par Novartis zālēm un zinātnes sasniegumiem;
- veicināt inovācijas farmācijas jomā;
- pārvaldīt Novartis cilvēkresursus un finanšu resursus un optimizēt mijiedarbību ar veselības aprūpes speciālistiem;
- nodrošināt, ka saskaņā ar veselības aprūpes speciālista profesionālo viedokli, pacientu sasniedz atbilstoši medikamenti;
- gūt labumu no rentabliem pakalpojumiem (piemēram, mēs varam izvēlēties datu apstrādei izmantot noteiktas platformas, ko piedāvā piegādātāji);
- piedāvāt mūsu produktus un pakalpojumus mūsu klientiem;
- novērst krāpšanu vai citas noziedzīgas darbības, mūsu produktu vai pakalpojumu ļaunprātīgu izmantošanu, kā arī nodrošināt mūsu IT sistēmu, arhitektūras un tīklu drošību;
- lai pārdotu jebkuru mūsu uzņēmuma daļu vai tā aktīvus, vai ļautu trešajai pusei iegādāties visu vai daļu no mūsu uzņēmējdarbības vai aktīviem; un
- lai sasniegtu mūsu korporatīvās un sociālās atbildības mērķus.
2.2. Personas datu apstrādes mērķi
Mēs vienmēr apstrādājam jūsu personas datus konkrētam mērķim un apstrādājam tikai tos personas datus, kas ir nepieciešami šī mērķa sasniegšanai. Jo īpaši mēs apstrādājam jūsu personas datus šādiem mērķiem:
- lai pārvaldītu mūsu attiecības ar jums (piemēram, izmantojot mūsu datu bāzes);
- lai veiktu līgumu sagatavošanu vai izpildītu esošos līgumus;
- lai pamatotu darījumus;
- lai pierādītu darījumus un nodrošinātu caurskatāmību par sniegto materiālo atbalstu;
- lai sniegtu jums atbilstošu un atjauninātu informāciju par slimībām, zālēm, kā arī mūsu produktiem un pakalpojumiem;
- lai uzlabotu mūsu pakalpojumu kvalitāti, pielāgojot mūsu piedāvājumu jūsu vajadzībām;
- lai atbildētu uz jūsu pieprasījumiem un sniegtu jums efektīvu atbalstu;
- lai nosūtītu jums aptaujas (piemēram, lai palīdzētu mums uzlabot savstarpējo sadarbību ar jums);
- lai nosūtītu jums paziņojumus par mūsu produktiem un pakalpojumiem,
- lai pārvaldītu, plānotu un īstenotu saziņu un sadarbību ar jums (piemēram, izmantojot datubāzes, kurās tiek glabāti ieraksti par sadarbību ar veselības aprūpes speciālistiem, plānotu vizītes un zvanus, kā arī atskaites par tiem);
- lai sekotu līdzi mūsu darbībām (piemēram, novērtētu sadarbību vai pārdošanas apjomus, tikšanos/zvanu skaitu);
- lai uzaicinātu jūs uz mūsu atbalstītiem pasākumiem vai sanāksmēm (piemēram, medicīniskiem pasākumiem, konferencēm utml.);
- lai piešķirtu jums piekļuvi mūsu apmācības moduļiem, kas ļauj jums sniegt mums noteiktus pakalpojumus;
- lai pārvaldītu mūsu IT resursus, tostarp infrastruktūras pārvaldību un darbības nepārtrauktību;
- lai saglabātu uzņēmuma ekonomiskās intereses un nodrošinātu darbības atbilstību un ziņošanu (piemēram, lai nodrošinātu atbilstību mūsu iekšējiem dokumentiem un arējiem tiesību aktiem, nodokļu un atskaitījumu nodrošināšanu, iespējamo pārkāpumu vai krāpšanas gadījumu pārvaldību, revīziju veikšanu un tiesvedības aizstāvēšanu);
- lai pārvaldītu apvienošanās un pārņemšanas darījumus, kuros iesaistīts mūsu uzņēmums;
- lai nodrošinātu arhivēšanu un lietvedību;
- lai veiktu rēķinu izrakstīšanu, kā arī
- jebkuriem citiem mērķiem, ko nosaka tiesību akti un iestādes.
3. Kam ir pieejami jūsu Personas dati un kam tie tiek nodoti?
Mēs nepārdosim, nekopīgosim vai citādi nenodosim jūsu personas datus trešajām personām, izņemot tās, kas norādītas šajā Privātuma paziņojumā.
Mūsu sadarbības gaitā un tiem pašiem mērķiem, kas uzskaitīti šajā Privātuma paziņojumā, jūsu personas datiem var piekļūt un tos var nodot šādu kategoriju saņēmējiem, pamatojoties uz nepieciešamību zināt:
- mūsu darbiniekiem (ieskaitot personālu, nodaļas vai citus Novartis grupas uzņēmumus);
- mūsu neatkarīgiem aģentiem vai brokeriem (ja tādi ir);
- mūsu piegādātājiem un pakalpojumu sniedzējiem, kas mums sniedz pakalpojumus un produktus;
- mūsu IT sistēmu nodrošinātājiem, mākoņpakalpojumu sniedzējiem, datubāžu nodrošinātājiem un konsultantiem;
- mūsu biznesa partneriem, kuri piedāvā produktus vai pakalpojumus kopā ar mums vai ar mūsu saistītajiem uzņēmumiem;
- jebkurai trešajai pusei, kurai mēs piešķiram vai atjaunojam kādas no mūsu tiesībām vai pienākumiem; un
- mūsu konsultantiem un ārējiem juristiem saistībā ar jebkuras mūsu uzņēmuma daļas vai tā aktīvu pārdošanu vai nodošanu.
Iepriekš minētajām trešajām personām ir līgumisks pienākums aizsargāt jūsu personas datus un to drošību, saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem.
Jūsu personas datiem var piekļūt vai tie var tikt nodoti arī jebkurai nacionālai un/vai starptautiskai reglamentējošai, tiesībaizsardzības, publiskai iestādei vai tiesai, ja mums tas ir jādara saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem vai noteikumiem vai pēc to pieprasījuma.
Jūsu personas dati var tikt apstrādāti, tiem var piekļūt vai tos var glabāt arī valstī ārpus valsts, kurā atrodas Novartis, kas var nepiedāvāt tādu pašu personas datu aizsardzības līmeni.
Ja mēs pārsūtīsim jūsu personas datus ārējiem uzņēmumiem citās jurisdikcijās, mēs nodrošināsim jūsu personas datu aizsardzību, (i) piemērojot aizsardzības līmeni, kas nepieciešams saskaņā ar vietējiem datu aizsardzības/privātuma likumiem, kas piemērojami Novartis, (ii) rīkojoties saskaņā ar mūsu politikām un standartiem un (iii) Novartis, kas atrodas Eiropas Ekonomikas zonā (t.i., ES dalībvalstis un Islande, Lihtenšteina un Norvēģija, "EVA"), ja vien nav norādīts citādi, jūsu personas datu pārsūtīšana notiek, tikai pamatojoties uz Eiropas Komisijas apstiprinātajām līguma standartklauzulām. Jūs varat pieprasīt papildu informāciju saistībā ar personas datu starptautisku nosūtīšanu un saņemt atbilstošā aizsardzības pasākuma kopiju, izmantojot savas tiesības kā norādīts šī paziņojuma 6.punktā.
Attiecībā uz personas datu nosūtīšanu grupas iekšienē Novartis grupa ir pieņēmusi saistošos uzņēmuma noteikumus – principu, noteikumu un instrumentu sistēmu, kas paredzēta Eiropas tiesību aktos, lai nodrošinātu efektīvu datu aizsardzības līmeni saistībā ar personas datu nosūtīšanu ārpus EEZ, Apvienotās Karalistes un Šveices. Lasiet vairāk par Novartis saistošajiem korporatīvajiem noteikumiem, noklikšķinot šeit.
4. Kā mēs aizsargājam jūsu persondatus?
Mēs esam ieviesuši atbilstošus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai nodrošinātu atbilstošu jūsu personas datu drošības un konfidencialitātes līmeni.
Turklāt, apstrādājot jūsu personas datus, mēs:
(i) tehnoloģijas jaunākie sasniegumi;
(ii) to īstenošanas izmaksas;
(iii) datu raksturs; un
(iv) apstrādes riski.
To mērķis ir aizsargāt datus pret nejaušu vai nelikumīgu iznīcināšanu vai pārveidošanu, nejaušu nozaudēšanu, neatļautu izpaušanu vai piekļuvi, kā arī pret citām nelikumīgām apstrādes formām.
Turklāt, apstrādājot Jūsu personas datus, mēs:
- apstrādāsim tikai tādus personas datus, kas ir adekvāti, atbilstoši un nav pārmērīgi, kā nepieciešams, lai sasniegtu datu apstrādes mērķus, kas minēti šajā paziņojumā; un
- pārliecināmies, ka jūsu personas dati ir precīzi un atjaunināti.
Attiecībā uz pēdējo mēs varam pieprasīt, lai jūs apstiprinātu personas datus, kas ir mūsu rīcībā par jums. Jūs esat aicināti informēt mūs ikreiz, kad mainās jūsu personīgie apstākļi, lai mēs varētu nodrošināt, ka jūsu personas dati ir precīzi.
5. Cik ilgi mēs glabājam jūsu personas datus?
Mēs glabāsim jūsu personas datus tikai tik ilgi, cik nepieciešams, lai sasniegtu mērķi, kādam tie tika iegūti, vai, lai izpildītu juridiskās vai normatīvās prasības.
Attiecībā uz līgumiem personas datu glabāšanas periods ir jūsu (vai jūsu uzņēmuma) līguma ar mums termiņš, kā arī laika periods, līdz tiesiskajām prasībām, saskaņā ar šo līgumu, iestājas noilgums, ja vien likumi vai citi tiesību akti nenosaka citu glabāšanas periodu. Kad šis periods beidzas, jūsu personas dati tiek dzēsti no mūsu sistēmām.
Personas dati, kas savākti un apstrādāti saistībā ar strīdu, tiek dzēsti vai arhivēti, i) tiklīdz ir panākts izlīgums, ii) tiklīdz ir pieņemts lēmums pēdējā instancē vai iii) kad prasībai iestājas noilgums.
6. Kādas ir Jūsu tiesības un kā varat tās īstenot?
Saskaņā ar likumā paredzētajiem nosacījumiem un ierobežojumiem jūs varat izmantot šādas tiesības:
- tiesības piekļūt saviem personas datiem, ko mēs apstrādājam, un, ja uzskatāt, ka jebkāda ar jums saistīta informācija ir nepareiza, novecojusi vai nepilnīga, pieprasīt tāso labošanu vai atjaunināšanu;
- tiesības pieprasīt savu personas datu dzēšanu vai to attiecināšanu tikai uz konkrētām apstrādes kategorijām;
- tiesības jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu, neietekmējot pirms šādas atsaukšanas veiktās apstrādes likumību;
- tiesības pilnībā vai daļēji iebilst pret jūsu personas datu apstrādi;
- tiesības iebilst pret saziņas kanālu, ko izmanto tiešās tirgvedības nolūkos; un
- tiesības pieprasīt personas datu pārnesamību, t.i., lai personas dati, ko esat mums sniedzis, tiktu jums atdoti atpakaļ vai pārsūtīti jūsu izvēlētai personai strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā bez šķēršļiem no mūsu puses un saskaņā ar jūsu konfidencialitātes pienākumiem.
Ja jums ir jautājumi vai vēlaties izmantot iepriekš minētās tiesības, jūs varat izmantot Novartis datu privātuma tiesību portālu, nosūtīt e-pastu uz dataprivacy.baltics@novartis.com, vai vēstuli uz adresi: Novartis Baltics SIA, kura juridiskā adrese ir Skanstes iela 25, Rīga, LV-1013 Latvija.
Ja neesat apmierināts ar to, kā mēs apstrādājam jūsu personas datus, lūdzu, adresējiet savu pieprasījumu mūsu datu aizsardzības speciālistam uz global.privacy_office@novartis.com, kurš izmeklēs jūsu pieprasījumu.
Jebkurā gadījumā, papildus iepriekš minētajām tiesībām, jums ir tiesības iesniegt sūdzību kompetentajām datu aizsardzības iestādēm.
7. Kā Jūs tiksiet informēts par izmaiņām Privātuma paziņojumā?
Par jebkādām turpmākām izmaiņām vai papildinājumiem jūsu personas datu apstrādē, kā aprakstīts šajā Privātuma paziņojumā, jums var tiks paziņots, izmantojot individuālu paziņojumu, vai izmantojot mūsu saziņas kanālus, piemēram, izvietojot atjaunotu Privātuma paziņojumu mūsu interneta tīmekļa vietnē vai izmantojot epastu.,