Biuro SpeakUp

Dlaczego firma Novartis posiada mechanizm SpeakUp?

W firmie Novartis priorytetem jest wspieranie kultury uczciwości i indywidualnej odpowiedzialności. Takie środowisko pomaga zachować i utrzymać zaufanie naszych pacjentów, współpracowników, udziałowców, partnerów z sektora opieki zdrowotnej i całego społeczeństwa. Mechanizm SpeakUp w Novartis to bezpieczne miejsce, w którym każdy - w tym pracownicy, partnerzy biznesowi, klienci i inne osoby - mogą zgłosić obawy dotyczące faktycznego lub podejrzewanego niewłaściwego postępowania, uzyskać wsparcie i postąpić właściwie.

Mechanizm SpeakUp odzwierciedla nasze zobowiązanie do etycznego postępowania zgodnie z naszym Kodeksem Etyki (CoE) (PDF 6,6 MB), Kodeksem Novartis dla osób trzecich (NTPC) (PDF 0,4 MB), Oświadczeniem o zobowiązaniu do przestrzegania praw człowieka (HRCS) (PDF 0,3 MB) i innymi obowiązującymi politykami firmy, a także przepisami ustawowymi i wykonawczymi.

Każdy może zgłosić wątpliwości związane z działalnością biznesową Novartis, w tym pracownicy firmy, partnerzy biznesowi (np. dostawcy), pacjenci i inne osoby zainteresowane. 

Wszelkie wątpliwości są starannie i poważnie rozpatrywane przez dedykowany zespół specjalistów. Zapewniamy poufność i obiektywizm w traktowaniu zgłoszeń, zgodnie z wysokimi standardami etycznymi Novartis.

• Zgłoszenia można składać do Biura SpeakUp za pośrednictwem platformy internetowej (poprzez formularz online lub telefon), dostępnej po kliknięciu przycisku "Zgłoś problem dotyczący niewłaściwego postępowania", lub za pomocą dowolnego z alternatywnych kanałów zgłaszania wymienionych poniżej. Telefoniczna linia i portal internetowy są niezależnymi usługami zewnętrznymi, dostępnymi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, obsługiwanymi w 37 językach. Zgłoszenia dotyczące domniemanego niewłaściwego postępowania mogą być dokonywane anonimowo, jednak należy pamiętać, że anonimowość może ograniczyć możliwość pełnego i dokładnego zbadania zgłoszenia.

Alternatywne wewnętrzne opcje zgłaszania w Novartis to kontakt (na poziomie lokalnym lub na poziomie Grupy, w zależności od przypadku):

• Dowolny kierownik
• Dowolny członek Działu P&O, Etyki, Ryzyka i Zgodności z Przepisami, Globalnego Bezpieczeństwa i Działu Prawnego
• Prezes firmy
• Inna funkcja, która może być wymagana zgodnie ze standardami lub przepisami obowiązującymi w danym kraju
• Zewnętrzni interesariusze mający konkretne obawy związane z prawami człowieka mogą również skontaktować się z zespołem ds. praw człowieka.

Chcemy otrzymywać zgłoszenia dotyczące niewłaściwego postępowania, które może być potencjalnie niezgodne z prawem, naruszać Kodeks Etyki Novartis lub inne obowiązujące zasady firmy, lub wykraczać poza to, co jest uważane za właściwe dla danej osoby, zawodu lub branży. Mogą to być kwestie związane z naszym Kodeksem Etyki (CoE) (PDF 6,6MB), Kodeksem Novartis dla osób trzecich (NTPC) (PDF 0,4MB), Oświadczeniem o zobowiązaniu do przestrzegania praw człowieka (HRCS) (PDF 0,3MB), innymi politykami firmy lub obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami w krajach, w których prowadzimy działalność.

Niewłaściwe postępowanie może obejmować, między innymi:

• Nieprawidłowości w księgach i rejestrach
• Przypadki przekupstwa i łapówkarstwa
• Niewłaściwe ujawnianie informacji poufnych/tajnych przedsiębiorstwa
• Sprawy związane z konkurencją
• Konflikty interesów
• Naruszenia prywatności danych
• Przypadki dyskryminacji
• Nieetyczne prowadzenie działalności
• Negatywny wpływ na środowisko
• Oszustwa związane z wydatkami
• Nadużycia lub sprzeniewierzenie aktywów
• Zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa
• Naruszenia praw człowieka i pracowniczych
• Problemy związane z technologią informatyczną (IT)
• Inne kwestie związane z relacjami z pracownikami (np. niewłaściwe zachowanie, zastraszanie)
• Zapewnienie jakości danych
• Działania odwetowe
• Przypadki molestowania seksualnego

Uwaga: Mechanizm SpeakUp nie jest przeznaczony do rozwiązywania zwykłych nieporozumień, które mogą wystąpić w codziennej pracy, takich jak spory dotyczące wyników pracy, podwyżki lub obniżki wynagrodzenia (chyba że spadek wynagrodzenia spowoduje, że będzie ono niższe od płacy minimalnej na danym rynku).

Nie, w takich przypadkach prosimy o kontakt z Działem Bezpieczeństwa Pacjentów pod adresem: [email protected]

Nie, Biuro SpeakUp nie jest przeznaczone do zgłaszania nagłych wypadków. W przypadku nagłej potrzeby pomocy, należy skontaktować się z lokalnymi służbami ratunkowymi.

W przypadku pytań dotyczących produktów i informacji na temat naszych produktów, prosimy o kontakt z biurem Novartis w danym kraju.

Postępujemy zgodnie z klarownym procesem zarządzania wszystkimi zgłoszonymi sprawami i angażujemy Cię na każdym etapie.

1. Jeśli chcesz uzyskać ponowny dostęp do swojej sprawy, musisz utworzyć dane logowania, podając swój adres e-mail i hasło. Nadal pozostaniesz anonimowy, jeśli zdecydujesz się nie ujawniać swojej tożsamości. Po utworzeniu konta będziesz mógł wrócić do sprawy, aby przekazać więcej informacji, otrzymywać aktualizacje, komunikować się z kierownikiem sprawy lub śledzić postępy.

2. Członek zespołu SpeakUp Novartis skontaktuje się z Tobą w ciągu około trzech dni roboczych po przesłaniu zgłoszenia. Sprawą zajmie się jeden ze specjalistów zespołu SpeakUp Novartis, a nie zewnętrzna firma prowadząca witrynę.

3. Zespół SpeakUp oceni i przeanalizuje dostarczone przez Ciebie informacje w celu określenia odpowiedniego sposobu postępowania i zapewni przeprowadzenie dokładnego, uczciwego i bezstronnego dochodzenia lub przeglądu zgłoszonych obaw. Proces ten może trwać od 10 do 45 dni. Niektóre sprawy mogą zostać rozwiązane wcześniej, a inne mogą potrwać dłużej. Będziesz informowany i wspierany na każdym etapie tego procesu.

4. Jeśli po złożeniu zgłoszenia posiadasz dodatkowe informacje dotyczące sprawy, możesz ponownie zalogować się do systemu za pośrednictwem Internetu lub telefonu, aby edytować, zmieniać lub dodawać do pierwotnego zgłoszenia.

Zarejestruj swoje obawy w SpeakUp, nawet jeśli nie posiadasz wszystkich dowodów. Jeśli widzisz lub słyszysz coś, co wydaje się niewłaściwe, lub jeśli nie masz co do tego pewności, zgłoś to.

Podanie tożsamości nie jest wymagane. Zależy nam na anonimowości zgłoszeń i zapewniamy pełną ochronę anonimowości. Zachęcamy jednak do podania swojej tożsamości, ponieważ anonimowe zgłoszenie może ograniczyć możliwość pełnego i dokładnego zbadania sprawy. Jeśli zdecydujesz się ujawnić swoją tożsamość, będziemy traktować ją jako poufną i udostępnimy ją innym tylko wtedy, gdy będzie to konieczne do celów dochodzenia.

Tak, proces jest poufny dla Novartis, z wyjątkiem nielicznych sytuacji, w których Novartis może być prawnie zobowiązany do ujawnienia określonych informacji agencjom rządowym lub innym organom ścigania, np. w przypadkach, gdy może być zagrożone bezpośrednie bezpieczeństwo innej osoby.

Twoja sprawa jest poufna od momentu jej wprowadzenia do systemu SpeakUp. Szczegóły zgłoszenia są dostępne wyłącznie dla przypisanych menedżerów w Novartis. Końcowy raport nigdy nie jest przekazywany osobom, które nie są zaangażowane w dalsze działania związane ze sprawą.

Mamy ścisłą wewnętrzną politykę Novartis która zabrania wszelkich form odwetu. Aby uzyskać więcej informacji na temat sposobu, w jaki będziesz chroniony, zapoznaj się z naszą Polityką zakazu działań odwetowych (PDF 0,3MB), która wyjaśnia, w jaki sposób zajmujemy się i chronimy osoby zgłaszające wątpliwości dotyczące prawidłowości działań.

Jak zapisano w naszym Kodeksie dla Stron Trzecich, wymagamy od tych stron egzekwowania polityki zakazu działań odwetowych, co umożliwia pracownikom wyrażanie swoich obaw dotyczących miejsca pracy bez obawy o odwet lub utratę pracy. Jeśli uważasz, że spotkałeś się z odwetem ze strony osoby trzeciej za zabranie głosu, poinformuj nas o tym. Zgłaszanie swoich wątpliwości jest zawsze właściwe, a my jesteśmy tutaj, aby Cię wspierać.

W zależności od złożoności i lokalizacji geograficznej większość zgłoszeń zostanie rozpatrzona w ciągu kilku tygodni. Osoba zgłaszająca zostanie poinformowana o przebiegu sprawy nie później niż po upływie 3 miesięcy od złożenia zgłoszenia. Otrzymanie zgłoszenia zostanie potwierdzane w ciągu trzech dni roboczych.

Możesz dochodzić swoich praw i korzystać ze wszystkich dostępnych mechanizmów sądowych, zarówno równolegle, jak i po rozpatrzeniu Twoich obaw przez Novartis.

SpeakUp to globalny kanał dostępny dla wszystkich pracowników Novartis International AG oraz ich spółek zależnych i powiązanych. Jest zarządzany przez Novartis International AG. Biuro SpeakUp jest funkcją globalną będącą częścią jednostki Etyki, Ryzyka i Zgodności, której podstawą funkcjonowania jest bezstronność i brak konfliktu interesów. Biuro Speak Up jest właścicielem procesu i nadzoruje wszystkie zgłoszenia potencjalnych naruszeń. Stanowi bezpieczne miejsce gdzie każda osoba (będąca pracownikiem lub stroną trzecią) może zgłosić swoje obawy związane z działalnością Novartis. Każda osoba chcąca zgłosić potencjalne nadużycie lub nieprawidłowość może to zrobić za pośrednictwem Biura SpeakUp i ma pewność, że ich zgłoszenie będzie potraktowane i przeprocesowane zgodnie z najwyższymi standardami etycznymi. Biuro SpeakUp traktuje powierzone sprawy obiektywnie, z szacunkiem i zapewnia ochronę przed działaniami odwetowymi. 

Pracownicy spółek zależnych w państwach członkowskich EU mogą mieć udostępnione dodatkowe kanały zgłoszeń dotyczących naruszenia prawa europejskiego, przepisów krajowych lub wykonawczych. Aby uzyskać informacje dotyczące konkretnego kraju, kliknij tutaj.