September 2021

Deze Privacyverklaring is gericht aan onze public relations, waaronder:

  • Institutionele besluitvormers;
  • Ambtenaren;
  • Politici en politieke besluitvormers;
  • Journalisten en media;
  • Patiëntenverenigingen;
  • Sectorale partners;
  • Influencers.

(hierna gezamenlijk te noemen: “externe belanghebbenden”)

U ontvangt deze Privacyverklaring omdat Novartis Pharma BV informatie over u verwerkt die uit “persoonsgegevens” bestaat en Novartis Pharma BV beschouwt de bescherming van uw persoonsgegevens en privacy als zeer belangrijk.

Novartis Pharma BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, aangezien het beslist waarom en hoe deze worden verwerkt en daarbij optreedt als de “verwerkingsverantwoordelijke”. Novartis Pharma BV kan deze verantwoordelijkheid zelfstandig uitoefenen of samen met andere ondernemingen binnen de Novartis-groep, die dan optreden als “gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken”. In deze Privacyverklaring verwijzen de woorden “we” of “ons” naar Novartis Pharma BV.

We adviseren u om deze Privacyverklaring zorgvuldig te lezen, waarin wordt beschreven binnen welk verband we uw persoonsgegevens verwerken en waarin we uw rechten en onze verplichtingen daarbij toelichten.

Als u nog vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met onze Data Privacy Officer door een e-mail te sturen naar [email protected].

Welke gegevens hebben we over u verzameld?

We verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens over u, waaronder:

  • uw algemene en identificatiegegevens (bijv. naam, voornaam, achternaam, geslacht, e-mailadres en/of postadres, vast en/of mobiel telefoonnummer);
  • uw functie en beroepsactiviteiten (bijv. functieomschrijving, functie, naam van bedrijf/organisatie, publicaties, congresactiviteiten, media- en social media-activiteiten, prijzen, levensloop, opleiding, links naar universiteiten, expertise, bijdragen en organisaties);
  • uw elektronische identificatiegegevens waar vereist in het kader van onze interacties met u (bijv. inloggegevens, toegangsrechten, wachtwoorden, badgenummer, IP-adres, online identifiers/cookies, logbestanden, toegangs- en verbindingstijden, beeldregistraties of geluidsopnames zoals badgebeelden, CCTV-opnamen of spraakopnames);
  • informatie over uw reacties en/of voorkeuren, inclusief de soorten besproken berichten, communicatiekanalen en frequentie;
  • gegevens die u aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u formulieren invult of tijdens evenementen die u bijwoont, of wanneer u tijdens een gesprek of een enquête vragen beantwoordt;
  • gegevens die worden verzameld in verband met onze producten en diensten; en
  • informatie over de activiteiten/interacties die u met ons deelt, met inbegrip van mogelijke toekomstige interacties.

Deze informatie wordt rechtstreeks door u verstrekt, door onze partners (dat kunnen de entiteiten zijn waarvoor u werkt), door derden (bijvoorbeeld adviesbureaus, overheidsinstanties) of verkregen via betrouwbare openbare bronnen (zoals overheidswebsites, sociale media, universiteiten of congreswebsites).

Als u van plan bent om ons persoonsgegevens te verstrekken over andere personen (bijv. uw collega’s), dan dient u de relevante personen hetzij rechtstreeks of via hun werkgever een kopie van deze Privacyverklaring te verstrekken.

Voor welke doeleinden gebruiken we uw persoonsgegevens en waarom is dit gerechtvaardigd?

Doeleinden van de verwerking

We verwerken uw persoonsgegevens altijd voor een specifiek doel en we verwerken alleen de persoonsgegevens die relevant zijn voor dat doel. We verwerken uw persoonsgegevens in het bijzonder om:

  • onze relatie met u te beheren (bijvoorbeeld via onze databases);
  • u te voorzien van passende, geschikte en actuele informatie over ziekten, geneesmiddelen en onze producten en diensten;
  • de kwaliteit van onze interacties te verbeteren, uw verzoeken te beantwoorden en u efficiënte ondersteuning te bieden;
  • u algemene communicatiematerialen en informatie te sturen (bijv. Footprint van Novartis Nederland), communicatiemateriaal te verzenden over producten, therapeutische gebieden of diensten die we promoten, evenals enquêtes (bijv. om ons erbij te helpen uw toekomstige interacties met ons te verbeteren);
  • communicaties en interacties met u te beheren, plannen en uit te voeren, om uw connecties met andere belanghebbenden die voor ons relevant zijn in kaart te brengen;
  • u uit te nodigen voor door ons gesponsorde evenementen of promotionele bijeenkomsten (bijv. medische evenementen, sprekersevenementen, congressen);
  • taken uit te voeren ter voorbereiding of uitvoering van bestaande contracten;
  • onze IT-middelen te beheren, waaronder infrastructuurbeheer en bedrijfscontinuïteit;
  • de economische belangen van de onderneming in stand te houden en toe te zien op de naleving van voorschriften en rapportage (zoals het naleven van onze beleidsregels en de lokale wettelijke vereisten, belastingen en inhoudingen, het beheren van vermeende gevallen van wangedrag of fraude, het uitvoeren van audits en het verdedigen van geschillen);
  • fusies en overnames waarbij onze onderneming betrokken is te beheren;
  • archivering en administratie uit te voeren; en
  • te voldoen aan alle andere doeleinden die door de wet of de autoriteiten zijn opgelegd.

Rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens

We zullen uw persoonsgegevens niet verwerken zonder een gepaste rechtvaardiging die is voorzien in de wet voor dat doel. Daarom zullen we uw persoonsgegevens alleen verwerken als:

  • de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze juridische, reglementaire of contractuele verplichtingen, of
  • de verwerking noodzakelijk is voor onze legitieme belangen en deze uw belangen en fundamentele rechten en vrijheden niet onnodig beïnvloedt.

We zullen bij de verwerking van uw persoonsgegevens op deze laatste basis altijd een evenwicht proberen te bewaren tussen onze legitieme belangen en uw privacy rechten. Voorbeelden van dergelijke “legitieme belangen” zijn gegevensverwerkingsactiviteiten die worden uitgevoerd:

  • om belangrijke belanghebbenden te identificeren, om een beter begrip van hun activiteiten te ontwikkelen en om verdere contacten met hen te initiëren;
  • om een basis van vertrouwdheid en een betrouwbare professionele relatie met externe belanghebbenden te ontwikkelen;
  • om innovaties van Novartis in het farmaceutische veld te promoten en om de markten te begrijpen;
  • om de menselijke en financiële middelen van Novartis te beheren en de interacties met onze belanghebbenden te optimaliseren;
  • om ervoor te zorgen dat het juiste geneesmiddel de patiënt bereikt op basis van een goed geïnformeerd technisch en professioneel oordeel van onze externe belanghebbenden;
  • ter voorkoming van fraude of criminele activiteiten en om de veiligheid van onze IT-systemen, -architectuur en -netwerken te waarborgen;
  • om een deel van ons bedrijf of zijn activa te verkopen of om de verwerving van ons gehele bedrijf of een gedeelte daarvan of onze activa door een derde partij mogelijk te maken; en
  • om onze doelstellingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen te realiseren.

Neem voor meer informatie over onze specifieke belangen contact met ons op via de hieronder vermelde manier.

Wie heeft er toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden ze overgedragen?

We zullen uw persoonsgegevens niet verkopen, delen of op andere wijze doorgeven aan derden die niet zijn aangeven in deze Privacyverklaring.

In het kader van onze activiteiten en voor dezelfde doeleinden als vermeld in deze Privacyverklaring, kunnen uw persoonsgegevens toegankelijk zijn voor of worden doorgegeven aan de volgende categorieën van ontvangers, op basis van een “noodzaak om te weten”, zodat zij dergelijke doeleinden kunnen verwezenlijken:

  • ons personeel (met inbegrip van personeel, afdelingen of andere bedrijven van de Novartis-groep);
  • onze onafhankelijke vertegenwoordigers of tussenpersonen (waar van toepassing);
  • onze leveranciers en dienstverleners die ons diensten en producten leveren;
  • onze leveranciers van IT-systemen, clouddiensten, databases en consultants;
  • onze zakelijke partners die gezamenlijk met ons of met onze dochterondernemingen of gelieerde ondernemingen producten of diensten aanbieden;
  • een derde aan wie wij onze rechten of verplichtingen overdragen of noveren; en
  • onze adviseurs en externe advocaten in het kader van de verkoop of overdracht van een gedeelte van ons bedrijf of activa.

De hierboven genoemde derden zijn contractueel verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te beschermen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Uw persoonsgegevens kunnen ook worden ingezien door of doorgegeven aan nationale en/of internationale regelgevende, handhavende, openbare of gerechtelijke instanties, wanneer wij daartoe zijn verplicht door toepasselijke wet- of regelgeving of op hun verzoek.

De persoonsgegevens die wij van u verzamelen kunnen ook worden verwerkt, geopend of opgeslagen in een land buiten het land waar Novartis Pharma BV is gevestigd, dat mogelijk niet hetzelfde beschermingsniveau voor persoonsgegevens biedt.

Als we uw persoonsgegevens doorgeven aan externe ondernemingen in andere rechtsgebieden, zorgen we ervoor dat uw persoonsgegevens worden beschermd door middel van (i) de toepassing van het beschermingsniveau dat is vereist door de wetten inzake gegevensbescherming en privacy die van toepassing zijn op Novartis Pharma BV, (ii) te handelen in overeenstemming met onze beleidsregels en onze normen en (iii) tenzij anders aangegeven, uw persoonsgegevens uitsluitend door te geven op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen. U kunt om aanvullende informatie verzoeken in verband met internationale doorgiften van persoonsgegevens en een kopie verkrijgen van de geschikte beveiliging die is ingesteld door uw rechten uit te oefenen zoals hieronder uiteengezet.

Voor intragroepsdoorgiften van persoonsgegevens naar onze groepsmaatschappijen heeft de Novartis-groep bindende bedrijfsvoorschriften ingesteld. Het gaat hierbij om een stelsel van beginselen, regels en instrumenten waar door de Europese wetgeving in is voorzien om een effectief niveau van gegevensbescherming te waarborgen bij de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER en Zwitserland. Lees meer over de bindende bedrijfsregels van Novartis op https://www.novartis.com/privacy.

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd om te zorgen dat uw persoonsgegevens voldoende worden beveiligd en vertrouwelijk worden behandeld. Deze maatregelen houden rekening met:

  1. de allernieuwste technologie;
  2. de kosten van de implementatie ervan;
  3. de aard van de gegevens; en
  4. het risico van de verwerking.

Deze maatregelen beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging of wijziging, verlies, ongeoorloofde openbaarmaking of toegang en tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.

Bovendien zullen we bij de verwerking van uw persoonsgegevens:

  • uitsluitend persoonsgegevens verzamelen en verwerken die toereikend, relevant en niet bovenmatig zijn, zoals is vereist voor de bovengenoemde doeleinden; en
  • ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens actueel en accuraat blijven.

Voor dit laatste kunnen we u vragen om de persoonsgegevens die wij over u hebben te bevestigen. We verzoeken u ook om ons uit eigen beweging op de hoogte te stellen wanneer uw persoonlijke omstandigheden veranderen, zodat wij ervoor kunnen zorgen dat uw persoonsgegevens actueel blijven.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of om te voldoen aan juridische of reglementaire vereisten.

Persoonsgegevens die we in onze database over u bewaren die niet gerelateerd zijn aan een specifiek contract, worden opgeslagen gedurende 36 maanden vanaf de datum waarop de reden voor het verzamelen van de gegevens is gestopt, bijv. vanaf de datum waarop u zich terugtrekt uit uw openbare activiteiten.

Voor contracten is de bewaartermijn de duur van uw contract (of het contract van uw onderneming) met ons, plus de periode totdat de wettelijke vorderingen op grond van dit contract verjaren, tenzij dwingende juridische of reglementaire schema’s een langere of kortere bewaartermijn vereisen. Na afloop van deze periode worden uw persoonsgegevens verwijderd uit onze actieve systemen.

Persoonsgegevens die in het kader van een geschil zijn verzameld en verwerkt, worden verwijderd of gearchiveerd (i) zodra een minnelijke schikking is getroffen, (ii) nadat een beslissing als laatste redmiddel is genomen of (iii) wanneer de vordering verjaard is.

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U kunt de volgende rechten uitoefenen onder de voorwaarden en binnen de grenzen die in de wet zijn vastgelegd:

  • het recht op toegang tot uw persoonsgegevens zoals die door ons worden verwerkt en, als u van mening bent dat gegevens die op u betrekking hebben onjuist, verouderd of onvolledig zijn, om correctie of bijwerking ervan te verzoeken;
  • het recht op een verzoek voor het wissen van uw persoonsgegevens of de beperking daarvan tot specifieke categorieën van verwerking;
  • het recht om bezwaar te maken tegen de gehele of gedeeltelijke verwerking van uw persoonsgegevens;
  • het recht om bezwaar te maken tegen een communicatiekanaal dat voor direct marketing wordt gebruikt; en
  • het recht om de portabiliteit ervan te vragen, oftewel dat de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt aan u worden teruggegeven of aan de persoon van uw keuze worden doorgegeven, in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat, zonder belemmering van onze kant en met inachtneming van uw vertrouwelijkheidsverplichtingen.

Als u een vraag hebt of de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, kunt u een e-mail sturen naar [email protected] of een brief sturen naar Novartis International AG, Global Privacy Office, Novartis Campus, Fabrikstrasse 18.2, Lichtstrasse 35, Postfach 3775, 4002 Basel; vergezeld van een scan van uw identiteitskaart voor identificatiedoeleinden, met dien verstande dat we dergelijke gegevens alleen zullen gebruiken om uw identiteit te verifiëren en de scan na voltooiing van het verificatieproces niet zullen bewaren. Wanneer u ons een dergelijke scan stuurt, zorg er dan voor dat u uw foto en nationaal identificatienummer of equivalent op de scan onzichtbaar maakt.

Als u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u uw verzoek richten aan onze functionaris voor gegevensbescherming via [email protected], die uw bezorgdheid zal onderzoeken.

Naast de hierboven genoemde rechten, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteiten.

Hoe wordt u op de hoogte gesteld van wijzigingen in onze Privacyverklaring?

Toekomstige wijzigingen van of aanvullingen op de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze Privacyverklaring zullen van tevoren worden meegedeeld via onze gebruikelijke communicatiekanalen (bijv. per e-mail of via onze websites).